Mentre que empreses de gairebé qualsevol mida poden utilitzar un sistema empresarial, en la majoria dels casos una empresa fa referència a una organització de 500 o més ordinadors connectats a la mateixa xarxa. Independentment de la mida de l'empresa, els sistemes empresarials tenen una cosa en comú: redueixen l'esforç requerit pels administradors i els empleats en la gestió de la informació. Els sistemes empresarials integren la informació i els processos utilitzats en tota una organització i, idealment, els fan accessibles des d'un lloc.
Actualment, hi ha tres tipus de sistemes empresarials diferents:
- ERP: planificació de recursos empresarials
- CRM: gestió de relacions amb els clients
- SCM: Gestió de la cadena de subministrament
Comprensió d'una plataforma de programari empresarial
Qualsevol que tingui un ordinador o un telèfon mòbil ja estigui familiaritzat amb dos tipus de programari: sistemes operatius i aplicacions. Els sistemes operatius, com Microsoft Windows, Linux, Android i Apple iOS, accedeixen al maquinari i proporcionen una plataforma sobre la qual es poden executar les aplicacions. Les aplicacions o aplicacions són el programari que utilitza per jugar i per fer el vostre treball.
En un entorn empresarial, els ordinadors solen estar connectats en una xarxa a través d'una o més computadores poderoses anomenades servidors. El servidor pot estar ubicat a la vostra oficina o pot ser en un altre lloc, a on accedeix per Internet. Les aplicacions que es troben al servidor, que tots els usuaris de l'empresa poden utilitzar alhora, es diuen programari empresarial. Una empresa pot utilitzar programari empresarial per fer coses com inventari de seguiment, gestionar vendes i pagaments i emmagatzemar informació del client i registres d'empleats.
Consells
-
Quan la gent parla sobre el núvol, es refereixen a un servidor o a un grup de servidors als quals s'accedeix a través d'Internet.
ERP: Sistemes de planificació de recursos empresarials
Quan teniu diverses funcions comercials que voleu que siguin accessibles en un sistema empresarial, un paquet de programari ERP sovint té més sentit.De la mateixa manera que Microsoft empaqueta les seves aplicacions d'escriptori com Word, Excel i Powerpoint en un sol paquet, que tots poden treballar junts, el programari ERP agrupa les aplicacions empresarials en un únic paquet que també pot treballar junts. Aquestes aplicacions, generalment anomenades mòduls, es poden comprar en paquets i, a mesura que necessiteu més funcionalitat, es poden afegir mòduls addicionals.
Els sistemes ERP solen incorporar sistemes de gestió de la cadena de subministrament i de relació dels clients en els seus mòduls.
CRM: Sistemes de gestió de relacions amb clients
El programari CRM és similar al d'ERP, però com el seu nom indica, està enfocat a les dades del client. S'utilitza més sovint per vendes, servei al client i màrqueting. Qualsevol detall sobre els vostres clients es pot ingressar al sistema CRM, que es posa a disposició de qualsevol altra persona del vostre negoci. La informació de contacte personal per a diferents persones a l'organització del client es pot emmagatzemar, així com comprar historial, reclamacions i devolucions. Un cop introduïdes aquestes dades, el sistema CRM es pot utilitzar per predir vendes i ajudar-lo a detectar oportunitats de màrqueting.
CSM: Sistemes de gestió de cadenes de subministrament
El programari CSM gira al voltant dels recursos i la logística necessaris per obtenir productes als clients. Una cadena de subministrament comuna inclouria l'obtenció de matèries primeres dels proveïdors, ordenant-les i rastrejar enviaments, seguint els elements que es produeixen a través del procés de fabricació, emmagatzemant-los en un magatzem i enviant-los als clients. Optimitzat adequadament, un sistema CSM podria realitzar comandes automàticament amb els proveïdors abans que es necessitin matèries primeres, així com controlar l'eficiència de cada departament quan s'estigui fabricant.
Explorant diferents tipus de mòduls ERP
Els diferents mòduls poden accedir a aquestes dades i presentar-les als empleats segons sigui necessari. Sense aquest sistema, un departament de comptabilitat pot utilitzar un sistema, el departament de vendes d'un altre sistema, mentre que el magatzem utilitza un tercer sistema. La informació de cada departament es mantindrà en el seu propi silo, inaccessible als altres departaments.
Suposem, per exemple, que pertanyia a una empresa que feia botes de pluja. Sense un sistema empresarial, cada departament funcionaria independentment entre si. Si el departament de vendes va aterrar un nou client, haurien de contactar-se amb la comptabilitat per aconseguir que el client creés i aprovés el crèdit. Un cop aprovat, el departament de comptabilitat haurà de notificar al departament de vendes que el primer ordre es podria processar. Aleshores algú hauria de coordinar-se amb el magatzem i el departament de producció, mentre que el departament de compres i els departaments de recursos humans haurien d'introduir-se per garantir que hi hagués prou subministraments i treballadors per processar l'ordre. Cadascun d'aquests passos implicaria missatges de correu electrònic i trucades telefòniques a tota l'empresa, així com al client fins que es va enviar l'ordre.
Mitjançant un sistema empresarial, a través de diversos mòduls, tot això es podria fer automàticament i gran part d'ella sense cap interacció humana, que accelera el procés i redueix l'error humà.
Mòdul de vendes: El vostre proveïdor de vendes atreu un nou client, una cadena de roba minorista ubicada a Canadà, que vol comprar 1.000 botes del mateix disseny i mides diferents. Introdueix la informació del client en el mòdul de vendes.
Mòdul de comptabilitat: El departament de comptabilitat rep notificació que s'ha afegit un nou client. Verifiquen la informació del client i realitzen una verificació de crèdit. Una vegada que s'aprova l'ordre del client, el representant de vendes obté confirmació, incloent el preu de venda i el descompte del client.
Mòdul d'inventari: A mesura que el representant de vendes confirma l'ordre, el sistema li diu que hi ha 200 d'aquestes botes en estoc, que es poden enviar immediatament. Les botes restants han de ser fabricades i es poden enviar en dues setmanes.
Mòdul de producció: Un cop confirmada la comanda, es notifica al director de producció que necessita tenir 800 botes de les mides requerides.
Mòdul de Recursos Humans: Amb l'ordre més recent, es notifica als recursos humans que han arribat a un nou llindar i, segons la previsió de vendes actualitzada del trimestre, s'han de contractar dos empleats més.
Mòdul de compra: Les noves comandes de botes activen automàticament un encàrrec al fabricant de cautxú de la companyia per mantenir l'estoc al seu llindar mínim.
Mòdul de seguiment de comandes: El nou client canadenc pot iniciar sessió al lloc web de la vostra empresa per veure quan s'enviarà l'ordre. El sistema també mostra altres productes que comerciants similars han estat ordenant en el passat mes.
Mòdul de suport a la decisió: Veieu que les ordres a Canadà han estat en auge, donant-vos les dades que necessiteu per decidir si contractar un representant de vendes per a aquest país o no. Si observeu els estils específics que es venen aquí, s'adona que hi pot haver botigues d'estil similar per a aquest nou mercat.
Avantatges i fracassos dels sistemes empresarials
La selecció del programari empresarial adequat pot millorar la productivitat, reduir els costos, augmentar les vendes i fer que les decisions de gestió siguin molt més eficients. En una època del comerç global, si els vostres competidors ja utilitzen solucions empresarials per racionalitzar el flux d'informació, no tenir una plataforma empresarial podria fer-vos menys competitiu i posar en perill el vostre negoci.
D'altra banda, l'adopció d'una solució empresarial és com posar tots els ous de dades en una cistella. Un problema amb la instal·lació podria paralitzar tots els departaments. En una enquesta de 2015, el 21% dels enquestats va descriure el desplegament de la seva solució ERP com un fracàs. Els problemes poden incloure:
- Formació incorrecta del personal per operar el nou sistema.
- No s'entenen els requisits del personal.
- Configuració incorrecta de les dades necessàries per accedir al sistema.
- No es pot protegir la protecció de dades sensibles als pirates informàtics.
Si bé alguns problemes poden causar mals de cap durant poques setmanes, altres poden durar diversos anys. Històricament, es desconeix que les implementacions d'empreses pobres han donat lloc a milers de milions de dòlars. Un estudi de cas clàssic en una implementació incorrecta de l'ERP va provocar que Hershey no va portar la xocolata al mercat minorista a temps per a Halloween, fent que els seus preus de les accions caiguessin dramàticament. En els últims anys, l'entrada de Target a Canadà també es va atribuir a una implementació ERP mal organitzada.
