El desenvolupament d'un pressupost del departament requereix una comprensió profunda del procés i del departament en qüestió. Considereu un pressupost del departament com un pla de despeses per al proper exercici fiscal. Al preparar la documentació preliminar, factor en variables relacionades amb ingressos i despeses, que permeten un coixí si no es materialitzen les xifres de resultats projectades. Un pressupost sonor i factible és tan bo com el de les aportacions dels arquitectes del producte final.
Establir objectius raonables per al proper any fiscal. Les xifres preliminars haurien d'incloure expectatives per al futur immediat del departament. Encara que aquests càlculs inicials tendeixen a limitar-se al costat optimista, feu un esforç per mantenir-se realista amb el pronòstic de nombres. Recordeu que els pressupostos són un treball en progrés, que requereixen ajustaments durant tot l'any, de manera que és millor a llarg termini presentar expectatives raonables.
Cerqueu l'entrada. Consulteu amb altres membres del departament, especialment els més familiaritzats amb l'operació diària de l'oficina, abans de comprometre's amb alguna figura permanent. Feu als empleats un factor essencial del progrés de pressupostació. Després de tot, són els que estan a la primera línia en qualsevol entorn empresarial i en general tenen una visió excepcional sobre què funciona i que no funciona.
Analitza el flux d'entrada. Les expectatives d'ingressos realistes requereixen una anàlisi dels pressupostos anteriors. Abans d'introduir números preliminars, compareu les xifres intermensuals, trimestrals i trimestrals de l'any anterior. Si hi hagués una circumstància excepcional relacionada amb els números de l'any passat, torneu dos anys. Busqueu tendències que impactin els ingressos. Considereu la despesa de vacances si el negoci és de naturalesa minorista. Mireu el primer trimestre de l'any anterior si l'empresa gestiona les declaracions d'impostos. Independentment de l'àrea d'especialització de l'empresa, consideri factors específics de l'empresa que generin o devastin el flux d'efectiu entrant. Muntar aquesta informació fa que el pressupost de flux d'efectiu sigui molt més senzill.
Analitza el flux de sortida. Les despeses inesperades poden soscavar qualsevol pressupost. Per mantenir els estalviadors com a mínim, feu un cop d'ull als pressupostos anteriors per determinar les tendències. Considera personal. Algú es retira? Són els acomiadaments una possibilitat? Si es preveu la contractació, què passa amb la formació i altres costos associats amb un nou empleat? Tingueu en compte l'edat de l'equip quan es calculen despeses. Preguntar si les computadores o les impressores o les màquines de còpia necessiten actualitzar-se en el proper període de pressupost. Si és així, obtingueu estimacions fermes sobre els costos de reemplaçament abans de presentar el producte final per a la seva revisió. Si l'inventari d'emmagatzematge forma part del pressupost del departament, consideri no només el cost de l'estoc, sinó també el cost per metre quadrat per allotjar-lo i el personal i l'equip necessari per gestionar el producte. En resum, analitzeu tots els detalls per fer que el producte final funcioni durant tot l'any.
Prepara el pressupost. Com a últim pas en la preparació del pressupost final, consulteu els directors d'altres departaments. Els seus ingressos poden tenir conseqüències per al pressupost del vostre departament. Mirar cap endavant és l'objectiu principal de qualsevol pressupost. La preparació del pressupost del departament es converteix en una tasca senzilla si s'hi estableixen les bases per a la seva finalització. També cal tenir en compte que un pressupost és un document maleable, que és coherent amb els objectius de l'empresa i que es pot ajustar fàcilment si es produeix la necessitat.
