Un document d'abast del projecte és essencial per aclarir els resultats del projecte, ja sigui que el projecte està desenvolupant programari o enjardinant un pati. El document d'abast del projecte sovint és creat per un gestor de projectes o un analista, treballant de prop amb el client i altres membres del projecte. Un cop completat l'abast, s'ha de revisar amb el client, l'equip i la direcció per verificar que és exacte, totes les parts interessades ho accepten i els resultats del projecte respondran a les necessitats dels clients. L'abast s'hauria d'aprovar pel client i els membres de la vostra organització d'acord amb el vostre procés de desenvolupament.
Prepareu-vos per a la revisió de l'abast del projecte
Creeu una llista de tots els clients i membres de l'equip que necessitin revisar el document d'àmbit d'aplicació. Reviseu els documents d'inici del projecte o consulteu amb el gestor de projectes per recollir aquesta informació.
Configureu una reunió i convideu tots els membres de l'equip. La reunió pot ser en persona o pot ser virtual, depenent de l'estructura i la tecnologia de la vostra organització.
Envieu el document d'abast complet a la llista. Envieu-la diversos dies abans de la reunió per tal que els assistents tinguin temps suficient per revisar-la.
Feu còpies del document per portar a una reunió física. Fins i tot si teniu previst mostrar una còpia electrònica en un projector elèctric o dispositiu similar, alguns dels vostres assistents poden estar més còmodes treballant des d'una còpia impresa.
Realitzeu una revisió d'abast amb clients i membres de l'equip
Coneixeu-vos amb els clients i l'equip. Llegir a través del document, especialment aquelles àrees que són més complexes o més subjectes a interpretació. Tot i que heu enviat el document abans d'hora, espera que la majoria dels assistents no ho hagin escrit.
Captura qualsevol pregunta o canvi pendent en l'àmbit del document.
Actualitzeu l'abast amb les respostes a preguntes i altres canvis i envieu-lo als clients i membres del projecte, sol·licitant el registre i l'aprovació del document.
Consells
-
En algunes organitzacions, és possible que sigui difícil programar reunions que tothom pugui assistir. Esbrineu a les persones que han d'atendre amb atenció i programar-ne els calendaris. Seguiu amb altres persones que no poden assistir a través de correu electrònic o trucades telefòniques per veure si tenen cap comentari sobre el document d'abast.
