Mantenir un entorn empresarial organitzat és un component clau per a una empresa exitosa. Els procediments d'oficina són les directrius d'aquest entorn organitzat.Seguint els passos detallats per configurar els procediments d'oficina, el vostre equip pot centrar-se en el negoci i no en elements que us portin fora.
Revisa els procediments actuals. La comprensió dels procediments actuals crea una base de referència per al canvi. Si no s'ha establert cap procediment, escriure les observacions del procediment és un bon primer pas.
Recopila comentaris dels empleats. Un cop obtinguts els procediments d'oficina bàsica, obtingueu més comentaris dels companys de feina. Pregunteu-li: "Què hauria de canviar? Què pot canviar? L'ordre del procediment de l'oficina és correcte?"
Identifica quins procediments funcionen. Saber què funciona ajudarà a centrar-vos en els procediments que no funcionen.
Identifica quins procediments no funcionen. Destaquem les àrees de millora, de manera que es poden treballar les recomanacions.
Recomana canvis a procediments que no funcionen. Utilitzeu la llista des del pas anterior i es reuneixi amb altres empleats per enviar recomanacions sobre canvis en els procediments que no funcionen.
Detalli els passos del procediment d'oficina d'elements. Ara que teniu una llista dels procediments que funcionen i les solucions recomanades per als que no ho fan, escriviu-los en detall. Centreu-vos en com un procés vincula l'altre.
Publicar els tràmits de l'oficina als empleats. La documentació detallada s'ha de compartir amb tots els empleats perquè tothom pugui utilitzar els procediments d'oficina.
Consells
-
Els procediments d'oficina es publiquen millor amb un manual de capacitació, sessions de preguntes i respostes i un document de "preguntes freqüents". Mai assumeixi que funciona un procés. Seguiu el control de la millora contínua.
Avís
Els procediments d'oficina són de vegades considerats com a obstacles per completar negocis, per la qual cosa alguns empleats poden ser tossuts per canviar. Centreu-vos en els beneficis d'un procés d'oficina.
