La comunicació d'oficina pot ser impulsada principalment per correu electrònic i missatgeria instantània, però gairebé totes les oficines encara reben i processen una enorme quantitat de paperassa. De fet, segons l'Agència de Protecció Ambiental dels EUA, el treballador d'oficina mitjana maneja aproximadament 10.000 fulls de paper cada any, o una mitjana de prop de dos quilos de paper i cartrons cada dia. Els millors procediments de gestió de correu d'oficina poden recórrer un llarg camí per garantir un fluid de comunicació interna i externa.
Designeu personal adequat
Fins i tot les petites empreses poden beneficiar-se de designar una persona per gestionar tot el correu entrant i sortint per assegurar-se que no es perd ni es dirigeixi malament en el seu camí cap a la seva destinació. Com més gran sigui l'organització, més membres del personal hauran de ser assignats per rebre, contractar, distribuir i recopilar tots els enviaments i paquets de la companyia. Quan el correu electrònic es converteixi en una opció més popular per a la comunicació i distribució de documents oficials, el maneig de correu en paper pot ser només una part de la descripció del lloc d'un empleat, en funció del volum de correu que passa pels canals habituals de comunicacions corporatives. Per a entrades comercials (p. Ex., UPS, FedEx, DHL), la recepcionista generalment és la millor persona per rebre i signar per als paquets entrants a causa de la seva ubicació privilegiada. Normalment, no és una bona idea donar-li totes les altres funcions de gestió de correu a la recepcionista, ja que aquesta responsabilitat sovint requereix que deixi el seu escriptori desateses durant llargs períodes de temps.
Creeu diagrames de flux de distribució de correu
Els directius i empleats responsables de la distribució de correus haurien de col·laborar en el desenvolupament de directrius, utilitzant gràfics de flux, llistes de verificació o qualsevol format amb el que la vostra empresa sigui més còmoda, que seguiran tots els empleats, especialment el personal que supervisarà la distribució i la recollida de correu. Hauríeu de tenir en compte tots els passos de la col · lecció de correu: recollint el correu al centre central de recollida (una caixa de P.O., transportista de correus, oficina de correus corporativa, personal de lliurament de paquets o bústia convencional); compilació en una ubicació específica de l'oficina designada únicament per a la classificació de correu; distribució a bústies departamentals o individuals o lliurament manual a cada oficina; recollint el correu sortint i assegurant que tot el correu sortint es tracti i es segueixi correctament; i mantenir la zona de recollida / ordenació de correu net i completa.
Proporcioneu subministraments necessaris
Assegureu-vos que l'estació de distribució / distribució de correu contingui tots els subministraments que el treballador ha de fer. Si la vostra empresa és prou gran perquè la distribució de correu es realitzi de forma més eficient amb una ubicació central, instal·leu un organitzador de correus electrònics i de correu electrònic o un distribuïdor de correus amb un munt de cubs per cada departament o membre del personal i clarament l'etiquetin cadascun. Els departaments requeriran cubs de grans dimensions que els individus, de manera que els donin molt espai.Mantingueu un armari o escriptori ben proveït amb rotllos de cinta i dispensadors de cinta; material d'embalatge; sobres; etiquetes de retorn en diferents mides preimpresos amb l'adreça de la vostra empresa; etiquetes de correu de diferents mides preimpresos amb algunes de les destinacions de correu més freqüents de la vostra empresa; segells de data i hora; una escala de paquets; bolígrafs; marcadors; contenidors d'emmagatzematge; i una petita camioneta o dolly. No oblideu incloure trituradores de tamany industrial i papereres de reciclatge. Si la vostra empresa passa per més correu que una persona pot destrossar-se o reciclar, consideri la possibilitat de contractar amb una empresa de gestió / reciclatge de documents fora de casa per gestionar el treball per a vostè.
Seguiu el seguiment de tots els missatges entrants i sortints
Creeu un sistema de gestió de correu electrònic per rastrejar tot el correu entrant i sortint. Si la vostra empresa és només tu i un assistent, podeu saltar aquest pas, però si superviseu un gran departament o empresa amb desenes d'empleats, creeu un sistema que farà un seguiment de les dates en què entra el correu i, si cal, per qui. És especialment important crear aquests sistemes si la vostra empresa rep molts documents legals i paquets sensibles. Els articles es perden en petites oficines més sovint del que pensaria; el millor és evitar aquestes situacions frustrants mitjançant la creació d'un full de càlcul bàsic d'Excel, per exemple, que es mostra quan va ingressar un paquet i quan va ser reclamat pel seu destinatari o representant.
