Les polítiques són normes, principis i directrius que adopta la direcció d'una organització per assolir els seus objectius a llarg termini, d'acord amb el lloc web businessdirectory.com. Formen totes les decisions i activitats importants. Els procediments són els passos que els empleats realitzen en les operacions diàries per assegurar que el que fan reflecteixi i admeti les polítiques existents. Quan segueix fidelment, les polítiques i els procediments ben escrits promouen l'eficàcia, l'eficàcia i la coherència, mantenint la filosofia o la "visió" de l'organització.
Orientació top-down
Les polítiques defineixen i proporcionen orientacions sobre com aconseguir els objectius, estratègies i objectius d'una empresa, segons AME Info, un lloc web d'informació empresarial de l'Orient Mitjà. "Les polítiques identifiquen les activitats clau i proporcionen una estratègia general per als qui prenen decisions sobre com tractar els problemes que es plantegen", afegeix AME. Les polítiques descriuen opcions i comportaments acceptables i inacceptables i estableixen un context i límits en els quals es desenvolupen procediments., una política de no discriminar cap candidat a la feina sobre la base de raça, gènere, edat o país d'origen ajuda al departament de recursos humans a desenvolupar procediments per garantir que tots els candidats siguin tractats per igual.
Eina de gestió
Els procediments expliquen les obligacions laborals dels treballadors i indiquen l'abast de les seves responsabilitats. Aquesta orientació ajuda a evitar que els empleats interfereixin o superin el seu terreny, el que pot comportar errors i malentesos. També són instruccions que segueixen els empleats per assegurar-se que realitzen tasques específiques a fons i de forma coherent. Seguint un conjunt de procediments ben escrits, els empleats aprenen i fan tots els aspectes dels seus llocs de treball independentment, reduint la necessitat que els administradors intervinguin amb freqüència o microgestió. Un exemple de procediments serien els passos que un empleat necessita per arreglar la reparació d'una màquina trencada. Aquests poden incloure: fer una avaluació de danys experts, obtenir l'aprovació per a la compra de peces necessàries i mà d'obra, identificar un venedor adequat i coordinar el pagament dels productes o serveis prestats.
Consistència
Les polítiques i els procediments establerts asseguren que la forma de fer negocis de l'organització no es desviï ni es deteriori amb el temps, fins i tot si els líders clau o altres empleats surten. Estan dissenyats per a l'organització i el treball, no per a un empleat concret. Seguint-los, fins i tot el nou empleat pot aprendre ràpidament sobre com funciona l'organització i per què, què s'espera de qualsevol persona en aquesta posició i el que suposa el treball. Però els administradors han de revisar i actualitzar polítiques i procediments periòdicament per reflectir canvis organitzatius intencionals, segons Gene Levine, un consultor de gestió empresarial, al lloc web Gene Levine Associates.
Rendició de comptes
Tenir polítiques i procediments ben establerts pot ajudar a una empresa a rebutjar les denúncies de violacions legals o reglamentàries que els empleats o clients puguin presentar en contra d'ells, apunta Levine. Proporcionen proves d'intencions però han d'anar acompanyades d'esforços genuïns per complir amb les normes federals, estatals i locals, per descomptat. Els directius que insisteixen i verifiquen el compliment de la legislació i la normativa a tot l'organisme poden ajudar a prevenir accions d'aplicació de l'Administració de Seguretat i Salut Ocupacional, el Departament de Treball, la Comissió d'Igualtat d'Oportunitats d'Ocupació, el Servei d'Ingressos Interns o els departaments locals de salut, per exemple. Això també pot ajudar a evitar els vestits legals.
