La seguretat dels registres de nòmines i el personal que treballa amb ells és una consideració contínua per als administradors de nòmines i per a la gestió corporativa. La seguretat de la nòmina inclou implementar i mantenir la confidencialitat i la seguretat dels registres de nòmines, el departament de nòmines i el personal de nòmines. El gerent de la nòmina, el gerent de comptabilitat o el gerent de recursos humans poden assumir la responsabilitat de la seguretat de la nòmina, juntament amb l'alta direcció. Crear un entorn de nòmina molt segur i eficientment organitzat hauria de ser l'objectiu de cada departament de nòmines.
Organització
L'organització del departament de nòmines, personal i processos és vital per a la seguretat de la nòmina. Una cadena de comandament clara, un organigrama del departament lògic i una clara delegació de responsabilitats de nòmina és necessària per a una administració segura de nòmines. Un gerent, un processador de nòmines, un especialista en situacions especials de nòmina, com ara comandes d'adjudicació de salaris i fulls de compensació laboral i de FMLA, empleats de registres d'empleats i qualsevol altre personal de nòmines, s'ha d'organitzar al departament per processar la nòmina confidencial, eficient, segura i legalment compatible.. Tothom amb nòmina ha de tenir responsabilitats clarament definides per evitar i eliminar les infraccions de seguretat i les llacunes en el processament de la nòmina.
Controlar l'accés
Tota l'accés als documents en paper de nòmina, arxius d'emmagatzematge físic, ordinadors i informes informàtics i qualsevol altre tipus d'accés ha de ser estrictament controlat i executat per garantir la informació de la nòmina confidencial. Les responsabilitats dels empleats de la nòmina han de ser revisades pel director de nòmines per determinar quin nivell d'accés és necessari. L'accés a documents físics de nòmina, com fulls de temps, autoritzacions d'augment, bonificacions i tràmits de comissions i altres documents de nòmines amb informació financera confidencial i confidencial, s'ha de restringir només als que processen les transaccions. Els gabinets d'arxius i les computadores amb informació, dades i arxius de nòmina han d'estar ubicats en àrees segures on només es poden veure i treballar amb aquells que tenen habilitació de seguretat. Per exemple, els empleats de fulls de temps que només ingressen a hores de treball en el sistema de nòmines de l'ordinador no poden tenir accés als processos de presentació final o a la documentació salarial i de beneficis.
Procediments del document
Els procediments de nòmina s'han de documentar i fer complir de forma exhaustiva per assegurar la seguretat del procés de nòmina i el personal. Les responsabilitats dels empleats de la nòmina han d'estar clarament definides en la seva descripció de la feina, en els procediments de nòmina que realitzen i en un manual operatiu estàndard per al departament de nòmines. S'han de respectar els procediments, revisar-se quan alguna cosa canvia i es revisa almenys anualment, si no més sovint, per protegir la integritat dels processos i evitar possibles llacunes de seguretat.
Seguretat física
La seguretat física dels registres de nòmina, fitxers, dades i sistemes, així com les instal·lacions de nòmines i el personal és vital. La seguretat i la confidencialitat de la nòmina no es poden comprometre a estalviar diners processant la nòmina a la recepció o fent que un empleat de la nòmina realitzi tasques sense una verificació doble. Els armaris de fitxers han d'estar bloquejats amb accés limitat. Les oficines, els marcs principals i les computadores d'escriptori amb dades de nòmines i el programari de processament no es poden localitzar en àrees comunes, sinó en ubicacions segures que es poden bloquejar fàcilment. El personal de nòmina ha de tenir un entorn de treball segur del trànsit dels empleats i dels visitants i ha de tenir formes fàcils d'aconseguir amb èxit la informació amb la qual treballa perquè no estiguin subjectes a empleats enutjats o emocionals. Qualsevol error de nòmina, discrepàncies i greuges ha de tenir processos clars i ser dirigits per directors o supervisors, no directament amb el personal de nòmines.
