El processament de nòmines és una tasca detallada que requereix de coneixements sòlids matemàtics i de resolució de problemes. L'ocupador o el personal de nòmines han d'assegurar-se que els xecs de pagament dels empleats siguin precisos i oportuns. En molts casos, han d'interactuar amb els directius i supervisors per garantir que tots els integrants de la companyia entenguin els procediments de processament de la nòmina. Per dur a terme les seves tasques de forma eficient, el personal de nòmina ha de dissenyar un sistema de nòmines racionalitzat, que inclou la documentació de la informació crítica de la nòmina.
Documentació de procediments de nòmina
Rellotge de temps de document i procediments de targetes de temps. Moltes empreses amb empleats per hora requereixen que posin un rellotge de temps; d'altres requereixen que completin una targeta de temps. Els empleats de pagament per hora reben es basen en les hores que es mostren a les seves targetes de temps; per tant, els canvis de la targeta de temps o de temps que s'estan implementant, han de ser comunicats per escrit a tots els empleats. Podeu enviar una nota als administradors / supervisors, o bé podeu proporcionar-los una versió impresa dels canvis. Els responsables / responsables són responsables de retransmetre els canvis necessaris als seus empleats.
Imprimiu un calendari anual de nòmines. Abans de final de cada any, consulteu acuradament les dates del pròxim any per determinar quines dates es farà amb el processament de la nòmina. Tome nota dels dies festius, festius i altres festes d'empresa. Utilitzeu diferents colors per ressaltar les dates de presentació de la targeta de temps i canvis de nòmina i les dates de pagament reals. Una empresa d'impressió professional us pot ajudar a imprimir aquests calendaris. Distribueix el calendari de nòmina a tots els administradors / supervisors.
Conserveu un fulletó de processament de nòmines estàndard per al departament de nòmines. El fulletó ha d'incloure tots els passos de processament de la nòmina. Per exemple, si la vostra empresa té un calendari quinzenal de pagaments, formuleu el fullet, de manera que indica exactament com es produeix el procés de la nòmina de pagament quinzenal des del principi del període de pagament fins al final. Aquest pas és especialment eficaç a l'hora d'entrenar a nous empleats de nòmines.
Incloeu el procés de gestió d'informes i control del fullet de processament de la nòmina. Un cop s'hagin imprès els xecs de pagament o s'hagi produït la transmissió del fitxer de dipòsit directe al banc, el procés de nòmina encara no està complet. Documenteu aquests passos, com ara la impressió i presentació de registres de nòmines i els informes fiscals, i els noms dels individus als quals se us lliurarà els xecs de pagament o cupons. A mesura que la informació canvia amb el temps, actualitzeu el fullet i assegureu-vos que tots els departaments de nòmines tinguin una còpia.
Assegureu-vos que cada membre del personal de la nòmina comprengui el seu paper. Documentar i donar-los una còpia dels seus deures laborals específics per garantir que durant la tramitació de la nòmina es coneguin les seves responsabilitats.
