Qualsevol projecte o organització que utilitzi recursos financers o d'altre tipus per operar fa servir una avaluació de costos. En termes generals, l'avaluació de costos és el procés de determinar com s'utilitzen els recursos. Pot ser a qualsevol escala, des d'un únic projecte o unitat d'organització, fins a estudis amplis i comparatius d'assignació de recursos en tota una xarxa d'organitzacions. En general, una avaluació de costos és només una part d'una anàlisi cost-benefici més àmplia, amb l'objectiu de determinar si els recursos s'utilitzen de manera eficient.
Identificació de costos
Un dels passos en el seguiment de l'ús de recursos en un projecte o organització és identificar els costos associats a qualsevol activitat que s'estigui avaluant. Per exemple, l'avaluació de costos del propietari d'una botiga inclouria despeses com salaris dels empleats, manteniment i seguretat de les obres, compres de productes, etc. Aquesta part d'una avaluació de costos també hauria de tenir en compte el tipus de cost. Un exemple d'un cost fix, que no canvia amb els nivells d'activitat, seria el lloguer i la calefacció de l'espai de la botiga. Un cost variable, d'altra banda, podria ser el cost dels productes oferts en diferents moments de l'any.
Ús de recursos per unitat
Un altre aspecte de l'avaluació de costos té a veure amb determinar com es distribueixen els recursos entre unitats individuals. Per a finalitats avaluatives, una "unitat" és qualsevol mesura arbitrària d'activitat dins d'un projecte o organització. En l'assistència sanitària, per exemple, una unitat podria ser una visita d'assessorament. En el projecte de digitalització de la Biblioteca Nacional d'Espanya, possibles unitats podrien ser la producció de CD individuals o d'altres còpies digitals.
Valor d'unitats
El càlcul del cost d'unitats en una anàlisi del pressupost significa assignar un valor numèric a aspectes individuals d'un projecte o divisió d'una organització. Si un propietari de la botiga ven cafè i requereix $ 1,000 al dia per pagar el cafè, el sucre, la crema, les tasses, el manteniment de les màquines de cafè exprés, els salaris dels empleats i totes les altres despeses que es necessiten per proporcionar cafè als clients, llavors el valor d'un una sola unitat (és a dir, el temps i els diners que es necessita per fer una tassa de cafè) serien els mil dòlars gastats per dia per proveir cafè, dividit pel nombre total de tasses venudes en un dia.
Tipus d'anàlisi
Les avaluacions de costos poden ser per a projectes individuals o divisions d'una organització, anàlisi de costos de tota la companyia o estudis comparatius de diverses organitzacions. Aquest últim tipus d'anàlisi pot ser útil per a departaments o projectes finançats amb dòlars fiscals, com una manera de mostrar l'impacte d'aquests costos en la societat. Imaginar els valors de la unitat és important perquè es pot comparar amb els ingressos d'unitats individuals per veure si un projecte o una divisió d'empresa en particular és rendible o eficient. Això es coneix com una anàlisi cost-benefici.
