La comptabilitat correcta per a les despeses de nòmina és una gran part de la responsabilitat de qualsevol departament de comptabilitat, en empreses de tot el país i el món. Es requereixen registres financers precisos en qualsevol quantitat de situacions, com quan es presenten xifres comptables a organismes reguladors financers, sol·liciten ajuts i sol·licituds de préstec. Mantenir registres de despeses exactes també ajudarà a la gestió a prendre decisions pressupostàries viables i ajudarà a impulsar els cicles de contractació. Tot i que poques persones pensen sobre el dia de pagament fins que finalment arriba, preparar-se per pagar és un treball a temps complet per als altres.
Recolliu fulls de temps o registres de detall de punch-in / punch-out i introduïu-los en una aplicació de programari de nòmina. Aquests també inclouran sol·licituds de pagament per malaltia / personal, fulls de vacances i ajustos horaris. Assegureu-vos que els fulls de temps són aprovats pel gestor adequat abans de l'entrada.
Reviseu els registres de temps per assegurar-vos que són raonables i precisos. Aquest procés descartarà qualsevol possibilitat de frau del rellotge de temps.
Obteniu l'aprovació del director final abans de tallar xecs i enviar EFT (Transferències de fons electrònics) a entitats bancàries.
Retalla les comprovacions i autoritza les transaccions EFT.
Mantenir els registres de la nòmina en el fitxer durant cinc anys a partir del moment en què els empleats van ser pagats.
Seguiu l'activitat de verificació en directe, fins i tot quan es dipositen al compte de l'empleat, quan esborreu el banc i quan teniu accés a una imatge electrònica del xec net. Manteniu còpia del control clar a la mà.
