Totes les empreses, grans o petites, completen projectes al llarg de la vida normal. Alguns projectes es completen sense problemes, mentre que alguns mai surten del terreny. Els projectes que es van completar amb èxit solien començar a utilitzar un marc de gestió de projectes per trencar el projecte en peces manejables.
Marc de gestió de projectes definit
La universitat de Monash, una de les universitats internacionals més grans d'Austràlia, defineix un marc de gestió de projectes com un conjunt d'eines de procés i plantilles dissenyades per ser utilitzades conjuntament per gestionar un projecte a través del seu cicle de vida. En termes més senzills, un marc de gestió de projectes és com s'aconsegueix un projecte. Un projecte té un cicle de vida natural que comença abans que s'iniciï i evolucioni fins que es completi el projecte. Hi ha etapes naturals per a un projecte: inici, planificació, execució, control i tancament. La Universitat de North Texas proporciona un recurs detallat de gestió de projectes, el Manual de gestió de projectes, que detalla la importància de cada etapa.
Iniciant
Aquest és el començament d'un projecte que ofereix l'oportunitat de donar motius específics pel que fa al valor del projecte a les parts interessades. Els grups d'interès poden ser afectats directament o indirectament pel projecte. La fase d'inici requereix que el pessebre del projecte defineixi l'abast i els objectius del projecte, identifiqui el patrocinador del projecte i la quantitat total de recursos del projecte i identifiqui la necessitat del projecte.
Planificació
Aquest pas experimenta alguna coincidència amb l'inici, però en general es defineix com l'associació de factors clau de planificació amb el projecte. Algunes activitats clau de planificació són: plans de pressupost, horaris, plans de compra, requisits d'equip de projecte i reclutament, i riscos de projecte.
Execució
La fase d'execució és la fase més llarga del cicle de vida del projecte i implica la mesura de totes les tasques realitzades mitjançant l'avaluació de les tasques en contra de la mesura de qualitat establerta pels grups d'interès. Perquè aquest procés sigui exitoso, les mesures de qualitat han d'ajustar-se a la definició SMART. Totes les mesures han de ser específiques, mesurables, assolibles, realistes i oportunes.
Controlant
Aquesta fase garanteix que s'han analitzat totes les tasques assignades a les diferents fases del projecte i s'han complert els estàndards de qualitat del projecte. Aquesta etapa és similar a l'etapa d'execució, però el seu objectiu és mesurar el rendiment del projecte, comparar el rendiment real amb el rendiment esperat i solucionar qualsevol discrepància en el rendiment o la qualitat del projecte.
Tancament
L'últim pas del cicle de vida del projecte pot ser el més important; Perquè un projecte es consideri completat, totes les tasques del projecte han de ser acabades amb èxit. L'etapa final d'un projecte requereix que el gestor de projectes realitzi una auditoria de projectes, realitzi les reunions finals del projecte i arregueu i envieu tots els documents relacionats amb el projecte. Un cop presentats els documents, el director del projecte ha de presentar un informe de tancament del projecte i tenir l'informe avalat pel comitè directiu o patrocinador del projecte.
