Les reserves de crèdit sovint són necessàries quan els clients no paguen segons s'acordi. El dipòsit impedeix al client comprar béns o serveis addicionals fins que rebi el pagament. Tanmateix, la carta requereix una consideració acurada perquè compleixi l'objectiu de recollir-lo al compte mentre manté el client com a client. És possible que alguns clients molestin amb una lletra de càrrec de crèdit del compte poden portar el seu negoci a un altre lloc. És per això que altres possibilitats de recollida són importants abans d'enviar la carta com a últim recurs.
Reviseu l'historial de pagaments al compte. Confirma que el client ha rebut nombrosos recordatoris de pagament per correu i per telèfon.
Escriviu la lletra utilitzant un to comprensiu però fort a mesura que mostri una apreciació pel client mentre insisteix en el pagament. En el primer paràgraf, agraeix al client que recolzi la vostra empresa i reconegui que els temps econòmics difícils o altres motius poden causar que qualsevol client quedi enrere en un compte.
Anuncieu el permís de crèdit amb la primera oració del segon paràgraf, de manera que estigui sol per fer èmfasi. Escriviu això: "No obstant això, lamento haver de suspendre el crèdit immediatament per falta de pagament". O bé utilitzeu un text diferent que transmet el mateix missatge.
Detalli el saldo pendent en el tercer paràgraf i expliqueu exactament què ha de passar per aixecar el crèdit. Proporcioneu un termini per al pagament i li indiqui al client que l'assignació a un cobrador de deutes és possible.
Finalitzeu la carta de nou agraint al client la seva lleialtat. Col·loqueu el vostre número de telèfon directe a la carta i convideu al client a trucar per discutir els arranjaments de pagament.
