Les notes de nòmina proporcionen informació als empleats sobre els canvis nous en la política de l'empresa i recorden als empleats sobre la política actual. Per exemple, si els empleats solen oblidar signar les seves targetes de temps, un breu recordatori els pot recordar el requisit. Si, a causa d'unes vacances, els xecs estaran disponibles un dia abans, podeu fer servir una nota per avisar als empleats. Només envieu memos al personal necessari. El departament de nòmines ha d'incloure nòmines de nòmines amb xecs de sou o declaracions d'ingressos dels empleats per garantir que els empleats rebin la nota.
Escriu l'encapçalament. Inclou la data, els destinataris, i el tema. Per exemple: 12/01/2020 A: Tots els empleats de: Departament de nòmines Assumpte: Dia de pagament inicial
Escriure el cos de la nota; aquesta és la vostra raó per escriure la nota. Per exemple, "A causa de les vacances de Nadal, els xecs de nòmines estaran disponibles el dia 23". Separa els paràgrafs i, si la nota té més d'un, doble espai després de cada paràgraf.
Escriu el tancament. Si bé no és necessari que sigui tan formal com en una carta comercial, incloeu una declaració de tancament i el nom del vostre departament. Per exemple, "Si teniu cap pregunta, poseu-vos en contacte amb el departament de nòmines. Gràcies." Incloeu un número de telèfon si el vostre departament té la seva pròpia extensió.
Consells
-
Tingueu en compte que, quan envieu un memoràndum a tots els empleats recordant-los la política de l'empresa, que alguns empleats realitzen l'acció correctament perquè no vulgueu pronunciar la nota amb severitat. Per exemple, "Només un recordatori ràpid de la política de l'empresa que els empleats han de signar les seves targetes de temps. Gràcies". Les notificacions de canvis en les polítiques han de ser senzilles i puntuals, però proporcionen la vostra informació de contacte per a les preguntes. Per exemple, "A partir del 28/02/12, els empleats han de tornar els seus reemborsaments setmanalment. Si teniu alguna pregunta, poseu-vos en contacte amb Susie a l'extensió 210. Gràcies." Si envieu una còpia de la nota a una altra persona, com ara el propietari de l'empresa, incloeu una línia CC sota l'assumpte per al nom de la persona. La universitat de Texas A & M recomana l'ús de subtítols per a memos de més de tres paràgrafs. Utilitzeu el paper de carta de l'empresa a les vostres notes per ajudar el lector a saber que és una memòria oficial. Rebeu l'aprovació del vostre administrador de departament o del propietari de l'empresa abans d'enviar els informes.
Avís
Els missatges escrits en fonts inusuals poden ser difícils de llegir i no professionals. Utilitzeu un tipus de lletra estàndard i marqueu el text amb el marge esquerre per facilitar la llegibilitat.Fins i tot si la nota és una queixa, tingueu cura de les paraules que trieu quan escriviu. Manteniu la vostra professionalitat en tot moment.
