Cada vegada hi ha més empreses que o bé externalitzen la gestió de projectes o contracten professionals per fer front a aquesta tasca. Amb els canvis en la indústria, pot ser difícil trobar persones qualificades que estan al corrent de les últimes tendències i estratègies. Només el 2,5% d'organitzacions completen amb èxit tots els seus projectes. Un sorprenent 70% dels projectes falla. Tenint en compte aquests números, podeu preguntar si val la pena contractar un administrador de projectes. Igual que tota la resta, hi ha avantatges i desavantatges a considerar. Un gestor de projectes qualificat pot reduir les despeses, racionalitzar la gestió del flux de treball i ajudar a fer créixer el vostre negoci.
Gestió de projectes Pros
Ja sigui que feu una petita empresa o una organització establerta, és possible que no pugueu gestionar tot tipus de projectes de principi a fi. Certs projectes són extremadament complexos i tenen un termini límit o requereixen habilitats especials que potser el vostre equip no tingui. Un administrador de projectes qualificat us pot ajudar a organitzar i gestionar les tasques que més consumeixen. Un gestor de projectes amb experiència també motivarà el vostre equip, gestionarà recursos, mesurarà els resultats, proporcionarà comentaris i trobarà maneres d'augmentar la qualitat i reduir costos o temps. Altres habilitats de gestió de projectes inclouen tècniques de programació millorades, responent al canvi, una millor comunicació, control de qualitat i gestió de riscos.
Configuració d'objectius eficient
La majoria dels projectes fallen simplement perquè els directius no tenen un objectiu clar. El 2013, menys d'un terç de tots els projectes es van lliurar a temps i dins del pressupost assignat. Per aquest motiu, definir els objectius SMART és primordial. Els objectius SMART són específics, mesurables, assolibles, realistes i obligatoris. Això vol dir l'acrònim SMART. Els objectius SMART s'asseguraran que els vostres projectes es lliurin a temps sense excedir el pressupost. Els gerents de projectes professionals tenen l'experiència i les eines necessàries per crear previsions, gestionar els costos del projecte i determinar els riscos a través d'un cicle de vida del projecte.
Comunicació millorada
La gestió de projectes permet una comunicació més eficaç entre líders i altres empleats implicats en el projecte. Els gerents de projectes amb experiència són efectius a l'hora de gestionar els grups d'interès que són crítics per a l'èxit del projecte. Els directors de projectes mantenen la cohesió de l'equip, faciliten reunions, sol·liciten experts en temes, ideen idees i supervisen els comentaris en temps real. La comunicació és fàcilment l'aspecte més crític de qualsevol projecte i és una habilitat necessària per a cada projecte professional.
Major satisfacció del client
Els projectes poden oferir noves funcions i obrir nous serveis o productes per delectar els clients, o els projectes poden contribuir a reduir costos per als clients. Atès que les metodologies de gestió de projectes prioritzen factors de qualitat, com ara les característiques que volen els clients, les empreses amb èxit en la gestió de projectes experimenten una major satisfacció del client. Això es tradueix en més ingressos i creixement empresarial. La vostra organització serà coneguda per oferir resultats excel·lents.
Alt nivell d'expertesa
En contractar un projecte de gerent o outsourcing projectes, la seva empresa es beneficiarà d'un alt nivell d'experiència. Les persones de la vostra organització aprendran coses noves i obtindran una nova perspectiva que contribuirà al seu creixement professional. A més, la gestió de projectes alliberarà el temps perquè pugueu centrar-vos en els aspectes bàsics de la vostra empresa. Un gestor de projectes experimentat podrà articular el procés del projecte i gestionar totes les àrees del projecte, inclòs el personal i el compliment.
Avaluació de risc precisa
Més del 75% de les empreses no tenen confiança en l'èxit del projecte. El retrocés excessiu, el fluix d'abast, la mala comunicació i els objectius poc clars solen ser els culpables. La gestió del projecte us permet prendre riscos calculats i assignar recursos de forma més eficient. Identificarà els riscos abans d'iniciar-se. D'aquesta manera, podeu planificar qualsevol problema en les primeres etapes i prendre decisions més intel·ligents a mesura que sorgeixin riscos al llarg del cicle de vida del projecte. La gestió efectiva del risc també us permet aprofitar els riscos o oportunitats positius quan es presenten.
Cons de gestió de projectes
Si un gestor de projectes no té l'experiència o el coneixement adequats, hi ha molts problemes que poden sorgir. La pèrdua de recursos, problemes de programació, problemes de seguretat i conflictes interpersonals són els principals inconvenients de la gestió de projectes. A més, la vostra organització pot incórrer en costos elevats mitjançant l'externalització de treballs o contractant nous empleats per completar el projecte. De vegades, la gestió de projectes pot interferir amb les vostres operacions diàries o anar malament.
Costos alts
Si contracteu un gestor de projectes, espereu invertir en programari especialitzat. Aquests programes poden ser costosos i difícils d'implementar. Ja que el vostre equip els utilitzarà també, és possible que necessiteu entrenament. Depenent de les seves necessitats, és possible que també hagi de contractar experts o especialistes de temes per ajudar-los en un projecte. Sovint, hi haurà un empenta dels grups d'interès per incloure funcions que inicialment no estaven planificades. Tots aquests problemes poden augmentar ràpidament el cost d'un projecte.
Augment de la complexitat
La gestió de projectes és un procés complex amb múltiples etapes. Alguns experts tendeixen a complicar tots els processos, que poden confondre al vostre equip i causar demores en la prestació del projecte. També es poden tornar rígids o precisos en els seus plans, creant un entorn estressant dins de l'organització. Normalment, els projectes amb un gran abast seran més complexos de lliurar, especialment si no hi ha cap equip dedicat únicament a treballar en el projecte. Els membres de l'equip amb funcions funcionals poden quedar endarrerits en el seu treball diari, afegint una capa addicional de complexitat.
Comunicació sobrecàrrega
Quan contractes un equip de gestió de projectes, nous empleats s'uneixen a la teva empresa. Això afegeix una capa addicional de comunicació i potser no sempre coincideixi amb la vostra cultura organitzativa. Per aquest motiu, els experts recomanen que el vostre equip sigui el més petit possible. Com més gran sigui un equip, més alt serà l'overhead de comunicació. De vegades, un gran equip és necessari per a un projecte, per la qual cosa és important trobar gestors de projectes que tinguin una forta capacitat de comunicació a través d'una diversitat de persones.
La manca de creativitat
De vegades, la gestió del projecte deixa poc o cap espai per a la creativitat. Els líders d'equips s'enfoquen excessivament en els processos de gestió o estableixen terminis de temps, obligant al seu personal a treballar dins de paràmetres estrictes. Això pot desanimar el pensament creatiu i dificultar la innovació que pugui beneficiar el projecte. És important que un gestor de projectes sàpiga quan inspirar la creativitat i quan seguir estrictament el pla del projecte.
Una organització pot créixer i aconseguir l'èxit sense que hi hagi un equip directiu de projectes. No obstant això, contractar un professional qualificat per gestionar aquests aspectes pot obrir noves oportunitats i ajudar a la vostra empresa a assolir els seus objectius més ràpidament.
