Les eines de gestió de projectes són dispositius habituals per fer un seguiment de les activitats, terminis i recursos d'un projecte. En general, són eines visuals dissenyades per representar els objectius i activitats d'un projecte, com ara els diagrames de Gantt o les responsabilitats dels que treballen en diverses etapes d'un projecte, com ara els diagrames del tramvia.
Pro: organització
Les eines de gestió de projectes ajuden a mantenir-vos organitzat des de l'inici del projecte. Identificant totes les activitats i la seva durada, recursos i persones responsables, mai no haureu de preguntar-vos què fer més endavant o qui està a càrrec. Els detalls són més senzills de fer un seguiment perquè estan escrits i marcat quan finalitzats. En el transcurs d'un projecte, una millor organització contribueix a estalviar temps i estrès i evita la lluita d'última hora.
Pro: fàcilment compartit
Les eines de gestió de projectes generalment creen un document que serveix com a "projecte d'una ullada". Aquest projecte es comparteix fàcilment amb tots els que treballen en els seus diferents components. Tothom sap l'estat de les activitats que poden afectar el seu treball. Alguns programes permeten l'edició d'accés obert perquè tothom pugui veure tots els detalls de l'estat del projecte.
Con: Inversió temporal
Pot haver-hi un temps significatiu invertit en l'aprenentatge i la creació de l'eina inicial de gestió de projectes que es pot triar per al projecte. Algunes eines són molt fàcils d'aprendre, però altres poden ser detallades i tècniques. Tothom en el projecte necessita aprendre a interpretar l'eina; algú també ha de ser responsable d'aprendre a crear l'eina. De vegades, l'aprenentatge de programari especialitzat pot trigar a crear el document.
Amb: Manteniment
Les eines de gestió de projectes només són útils quan s'actualitzen periòdicament. El pla inicial és valuós, però en realitat, els projectes mai van d'acord amb el pla. Quan es produeixin canvis, com ara tasques noves o retards, el document s'ha d'actualitzar en conseqüència. Algú ha de ser responsable d'aquesta tasca habitual.
