L'empresa mitjana fa un seguiment de nombroses categories separades de despeses durant el transcurs del negoci. Les dues principals categories de costos empresarials són les despeses operatives i no operatives. En els estats financers i els informes, és possible que hàgiu de tenir en compte els costos administratius i clericals de la companyia.
Treball Clerical
El treball clerical és gairebé qualsevol tasca que requereix l'atenció d'un empleat administratiu. Les tasques habituals inclouen la còpia, impressió, dictat, contestador, presentació i processament de comptes a cobrar i comptes a pagar. Els administradors també gestionen el processament de la nòmina en algunes empreses. El treball clerical es realitza habitualment en un entorn d'oficina; en alguns casos, les empreses contracten assistents virtuals per fer front a algunes d'aquestes tasques.
Costos clericals
Un cost clerical és una despesa associada específicament al treball clerical. Generalment es classifica com a despesa d'explotació en el compte de resultats, ja que aquestes tasques són necessàries per al funcionament constant de l'empresa. Alguns comptadors mostren "Costos administratius i clericals" o una categoria similar a un element separat a la secció de despeses d'operacions d'un compte de resultats.
Consideracions
Els empleats administratius no són l'únic responsable de les despeses clericals d'una empresa. Gairebé tots els departaments incorren en costos clericals d'algun tipus. Per exemple, els empleats de vendes necessiten produir materials de venda per als clients, i el departament de recursos humans manté fitxers als empleats.
Despeses clericals més baixes amb el programari
L'ús del programari és una forma bàsica d'estalviar diners en costos clericals. Mantenir un rastre de paper imprès per a tot és car; cal pagar el paper, els costos d'impressió i l'emmagatzematge. Molts programes permeten crear fitxers a l'ordinador o escanejar-los en una computadora per emmagatzemar-los en un disc dur o mitjans extraïbles. El programari també simplifica la capacitat de referència i recuperació d'informació, reduint la necessitat de treballadors clericals dedicats.
