El pressupost d'oferta d'oficines és un desglossament de costos que pot servir com a pla de despeses. En forma escrita, el pressupost especifica com l'empresa gastarà els fons designats per als subministraments utilitzats en les operacions d'oficina. El pla hauria de ser realista perquè es pugui entendre i complir fàcilment. El pressupost d'oferta d'oficines és una eina necessària per calcular les despeses globals d'una empresa. La preparació d'un pressupost permetrà gestionar els costos de forma eficient i mantenir un rang raonable de despeses d'explotació que no superi els ingressos comercials. El pressupost bàsic d'oferta d'oficines sol incloure només les despeses que són absolutament necessàries per operar un negoci amb eficàcia. El pressupost es pot augmentar amb el temps, segons sigui necessari, mentre el negoci creixi.
Reviseu els elements d'oferta d'oficines que són essencials per a l'execució del negoci. Creeu un full de càlcul per mostrar elements com ara plomes, diversos tipus de paper, marcadors, llapis, tinta de la impressora, grapadores i grapes, clips de paper, carpetes d'arxius, subministraments de correu, sobres i cinta. Assegureu-vos d'incloure elements específics del vostre negoci. Per exemple, si proporciona una còpia de seguretat de dades o emmagatzema els mitjans de comunicació, necessitarà CD o DVD i altres subministraments i equips especialitzats.
Reviseu el cost dels articles i obteniu un total mensual per a cada element. Documenta els càlculs del full de càlcul. Afegiu tots els números individuals per a cada element junts per al total del pressupost mensual. A continuació, multipliqueu el total mensual de 12 per a l'import anual del pressupost de l'oferta d'oficina. Afegiu un 10 per cent addicional per a l'expansió.
Investigueu els diferents proveïdors d'oficines per trobar els preus més rendibles. Creeu un full de càlcul separat per comparar dades de diversos venedors per als articles que utilitza regularment per fer negocis. Els proveïdors independents aportaran sovint cotitzacions per considerar. Calculeu les estimacions del venedor per al cost mitjà mensual aproximat. Incloeu aquestes dades més un 10 per cent al full de càlcul.
Compareu les estimacions totals del proveïdor amb l'estimació actual i original. Creeu una còpia del full de càlcul de l'estimació original del pas 1 per utilitzar-la per considerar els canvis de preus. Utilitzeu el nou full de càlcul com a plantilla per al vostre pressupost actual. Ajusteu els preus dels elements trobats per menys a diferents proveïdors. Tingueu en compte el proveïdor, el preu i la data del full de càlcul per al seguiment futur. Penseu en la possibilitat de considerar cada element de la llista i eliminar aquells que no són absolutament necessaris.
Avaluar i revisar el pressupost mensualment. Intenta utilitzar una eina de pressupost com la que ofereix Microsoft per gestionar les finances de subministrament d'oficines. Desenvolupar un sistema de seguiment del pressupost d'oferta d'oficines de forma coherent. Ajustar i revisar regularment el preu i l'ús del subministrament. Ajusteu el pressupost segons les noves troballes i esborreu sempre que sigui possible. Si es produeix una despesa excessiva, feu passos per trobar reduccions d'altres maneres aprofitant les vendes i altres ofertes de proveïdors.
