Una oficina sense papers pot ajudar al medi ambient, però pot crear mals de cap de procés si no es posa en marxa un sistema de flux de treball adequat. El trasllat de tot a l'espai digital requereix l'establiment de controls de documents i procediments de flux de treball que asseguren que no es perd res a la transició. Quan les caixes físiques entren a les papereres de la història, les virtuals han de reemplaçar-les.
Anar Digital
En una oficina sense papers, l'objectiu és moure tot el possible a Internet. Els documents impresos s'escaneja i es col·loquen en una ubicació compartida al vostre sistema informàtic on els usuaris autoritzats poden accedir-hi. A més dels avantatges mediambientals, una oficina ben gestionada sense paper pot facilitar la cerca de la informació que en els sistemes de presentació tradicionals. Les carpetes d'un arxiu virtual emmagatzemen documents més antics per tal d'evitar les zones freqüentment accessibles però encara estan disponibles quan sigui necessari.
Calendaris compartits
Moure els horaris d'empleats en un calendari compartit permet als empresaris gestionar el temps de vacances i altres assumptes que afecten el calendari de treball. També permet als companys de feina fer un seguiment de reunions i altres esdeveniments programats. Els equips que comparteixen calendaris de feina poden controlar quins són i quins estan fora de l'oficina i que poden estructurar el flux de treball en projectes amb això en ment. La possibilitat de veure que els grups d'interès clau es dirigeixen a una conferència al final de la setmana, per exemple, pot motivar a algú perquè el projecte de document o contracte clau es completi amb més rapidesa perquè els grups d'interès tinguin l'oportunitat d'oferir la seva aportació abans el contingut s'ha completat.
Gestió de documents
Les oficines sense paper necessiten un sistema que exigeixi com es conserven i emmagatzemen els documents. Creeu una convenció de nomenclatura de documents i una estructura de carpetes per facilitar la cerca dels documents. Els sistemes de gestió de documents solen permetre els canvis de "control" i seguiment. Això evita que diverses persones treballin en un document al mateix temps i permeti controlar la versió. Si es vol actualitzar la documentació a la ubicació compartida, es redueixen els problemes que es produeixen quan els usuaris descarreguen un fitxer, realitzen actualitzacions i envien-los per correu electrònic i no fan que la versió oficial estigui actualitzada.
Gestió de projectes
El programari de gestió de projectes ajuda a fer un seguiment dels fites i terminis del projecte. Necessitareu un sistema que pugui fer un seguiment de les tasques i els horaris dels projectes i permetre als empleats indicar quan s'ha completat alguna cosa. Les notificacions haurien d'avisar a algú quan una nova tasca necessita atenció. Les persones poden fer un seguiment dels seus propis projectes, mentre que els directius poden obtenir una visió integral del que s'està fent a tot l'equip i reassignar els recursos segons sigui necessari. Els projectes haurien de ser arxivats digitalment un cop completats, juntament amb les lliçons apreses, de manera que la transferència de coneixement es pot produir fàcilment quan un projecte similar comenci més endavant.
