Les empreses i les organitzacions depenen de les línies de comunicació oberts i es mantenen fiables entre diferents parts i divisions. Sense la capacitat de comunicar-se eficaçment, les funcions de la companyia comencen a desmoronarse realment ràpidament. No obstant això, tothom que comunica el seu propi camí al mateix temps també condueix al caos. Aquí és on entren els protocols de lloc de treball.
Protocols definits
Simplement, els protocols són normes internes que els membres d'una organització han de seguir i utilitzar. En assegurar que les activitats específiques es tractin sota els protocols, l'organització garanteix la coherència i la conformitat en tots els nivells. El desavantatge, però, és que massa protocols condueixen a la redundància, la burocràcia i, pitjor, els retards innecessaris. Això funciona contra una organització que intenta ser àgil i flexible. Aconsegueixi un equilibri entre la conformitat i la capacitat de resposta.
Comunicació electrònica
Per afegir al repte de gestionar com es comunica la gent de la mateixa organització, els mètodes electrònics i informàtics han complicat el problema. La velocitat de la comunicació electrònica sovint fa que els problemes passin més ràpidament i s'estenguin encara més quan es cometin errors. Els telèfons intel·ligents, el correu electrònic, la missatgeria instantània i els fitxers informàtics només s'afegeixen a una gran quantitat de comunicacions.
Comunicació escrita
Els missatges escrits, els mètodes de comunicació comercials més tradicionals, són fàcilment estandarditzats per les organitzacions perquè es puguin encaminar correctament i prioritzar-se correctament. Això es fa triant diferents mètodes per a diferents nivells d'importància. Els correus electrònics, notes i missatges bàsics es poden utilitzar per a la comunicació diària. Memoràndums i cartes en el paper de la companyia presenten problemes comunicats d'una manera més formal. Reserve papers i informes sobre qüestions relacionades amb les polítiques i els esforços importants per prendre decisions.
Missatgeria Electrònica
El problema amb els correus electrònics, la missatgeria instantània i Internet és que les organitzacions freqüentment perden el control del missatge i el seu públic molt ràpidament. Les organitzacions estan ben preparades per formar-se amb regularitat sobre els riscos i els perills de la comunicació electrònica, reservant aquestes eines per al personal diari i regular de formació i capacitació per entendre com purgar regularment comunicacions antigues i mantenir només informació important. Massa sovint, les persones utilitzen aquestes eines per a missatges tontos o personals. Els resultats poden variar des de vergonyós fins a seriosos si aquests fitxers es ressusciten més tard en demandes o assumptes legals.
Regles d'escriptura
Com a part dels protocols, les organitzacions també es beneficien d'assegurar-se que qualsevol comunicació segueixi normes d'ús clar. Això significa assegurar-se que el personal entengui com comunicar-se correctament per escrit. Les sigles ràpides i tècniques, com ara LOL, WTB, WU, LTR, etc. no pertanyen als escrits professionals. El personal ha d'entendre que ha de comunicar-se en un llenguatge adequat que ofereix una prima d'ortografia i gramàtica.
Comunicacions verbals
Els protocols per a la comunicació verbal es poden implementar de manera similar als documents escrits. Hi ha d'haver nivells per a reunions verbals, incloent-hi discussions ocasionals, reunions formals, reunions jeràrquiques i interaccions de formulació de polítiques i presa de decisions. Cadascun d'aquests esdeveniments de contacte hauria de tenir una expectativa entesa de com comunicar-se, durant quant de temps i com processar reaccions i decisions. Si no ho fa en una empresa, sovint resulta una interacció ad hoc que, tot i que és còmoda en grups petits, comença a causar problemes a mesura que creixen les organitzacions.
