Hi ha quatre fases bàsiques de comptabilitat: enregistrament, classificació, resum i interpretació de dades financeres. La comunicació no es pot considerar formalment una de les fases comptables, però també és un pas crucial. Tota la informació de comptabilitat s'ha de comunicar correctament a les parts adequades després d'analitzar. Els informes de comptabilitat s'han de preparar i distribuir, i han d'incloure el compte de pèrdues i guanys bàsic, així com informació addicional, inclosos els ràtios comptables, diagrames, gràfics i extractes de fluxos de fons.
Enregistrament
La gravació és una fase bàsica de comptabilitat que també es coneix com a comptabilitat. En aquesta fase, totes les transaccions financeres es registren de manera sistemàtica i cronològica en els llibres o bases de dades corresponents. Els registradors comptables són els documents i llibres que intervenen en la preparació dels estats financers. Els registres comptables inclouen registres d'actius, passius, llibretes, revistes i altres documents de suport, com factures i xecs.
Classificació
La fase de classificació de la comptabilitat implica classificar i agrupar elements similars sota el nom, la categoria o el compte designats. Aquesta fase utilitza l'anàlisi sistemàtica de dades gravades en què totes les transaccions s'agrupen en un sol lloc. Per exemple, "despeses de viatge" pot ser una categoria que els comptadors utilitzen per classificar les despeses relacionades amb els viatges de la companyia. El terme "llibre major" fa referència al llibre en el qual es registren les classificacions.
Resumir
La fase resumida de comptabilitat implica resumir les dades després de cada període comptable, com ara un mes, trimestre o any. Les dades s'han de presentar d'una manera fàcil d'entendre i utilitzar tant pels usuaris externs com interns dels estats comptables. Els gràfics i altres elements visuals s'utilitzen sovint per complementar les dades del text.
Interpretació
La fase d'interpretació del procés de comptabilitat en relació amb l'anàlisi de dades financeres, i és una eina crítica per a la presa de decisions. Aquesta funció final interpreta les dades registrades d'una manera que permet als usuaris finals prendre judicis significatius quant a les condicions financeres d'un negoci o compte personal, així com la rendibilitat de les operacions comercials. Aquestes dades s'utilitzen per preparar plans futurs i polítiques de marc per executar plans financers.
