La comptabilitat és un aspecte essencial d'un negoci. El manteniment rigorós de registres permet que una empresa proporcioni informes financers precisos als accionistes, els prestadors i el Servei d'Impostos Interns, entre d'altres. Tant si la vostra empresa està sent auditada com si només cal presentar els seus impostos trimestrals, haurà de tenir un comptador especialitzat al seu costat per preparar les declaracions necessàries i garantir que es compleixin les teories de comptabilitat bàsiques. Sigui quina sigui la classe de negoci que dirigeixi, un coneixement profund de les moltes maneres d'observar les seves necessitats financeres i una bona comprensió dels principis comptables és imprescindible tant per als propietaris d'empreses com per als comptadors per assegurar-se que el seu futur fiscal sigui salvaguardat.
Què és la teoria de la comptabilitat?
És essencial per als comptadors i empresaris entendre conceptes bàsics de comptabilitat. Els principis d'aquestes teories han donat lloc al pas del temps a les pràctiques reals que utilitzen els comptadors per tal de garantir que les finances es gestionin i es realitzin correctament. Hi ha diversos principis que es consideren part de la teoria de la comptabilitat bàsica, incloent el principi de cost, el principi de coincidència, la materialitat, el conservadorisme i la suposició d'unitat monetària.
Principi de cost: Aquest principi requereix registrar actius tan aviat com siguin adquirits. Aquests poden anar des de coses tan senzilles com subministraments d'oficina i equips de fàbrica fins a noves franquícies. Depenent del tipus d'actiu que estigueu registrant, és possible que es depreciïn amb el temps. No obstant això, encara s'han de documentar quan els adquireixin.
Principi de concordança: Aquest principi requereix que totes les transaccions associades a un tipus particular d'ingressos es mantinguin junts i es reporta com una unitat. Sota la teoria del principi corresponent, les despeses sempre es registren en el mateix període, com ara un mes, trimestre o any, i es registren els ingressos associats. Aquesta teoria només existeix en el mètode de comptabilitat acumulat. Per exemple, si la vostra empresa té un venedor que guanya 2.000 dòlars en comissions per al treball realitzat al gener, la despesa d'això s'haurà de registrar al gener, fins i tot si no paga l'empleat fins al mes següent. Aquest principi requereix que els comptadors tinguin cura i sempre siguin coherents en la seva documentació.
Materialitat: La noció de materialitat estableix que es pot ignorar un estàndard de comptabilitat, sempre que el resultat net de fer-ho tindrà un impacte prou petit als llibres que ningú els revisarà seria enganyat. S'ha de fer un judici acurat quan es determina si una transacció específica és prou important ja que la materialitat no defineix específicament quines transaccions es consideren més impactants.
Per exemple, si teniu una despesa menor que es distribuirà durant un període d'un any, com ara el vostre càrrec per Internet sense fils, és possible que no importeu si els $ 240 es registren quan signeu el contracte versus dividir en increments de $ 20 els 12 mesos tindrà impacte. La materialitat canvia segons la mida de l'empresa en qüestió, ja que pressupostos més petits requereixen que es pagui més atenció a cada quantitat gastada, ja que representa una part més gran del conjunt. La Comissió de Valors i Valors suggereix que no és necessari tenir en compte una línia de comanda que representi menys del 5 per cent d'un pressupost, però que calgui res més d'aquesta quantitat.
Conservatisme: Aquest principi tracta dels passius. Per assegurar que el vostre negoci mantingui el volum suficient dels seus diners per les factures que té a l'horitzó, el conservadorisme requereix que es registrin tots els passius i passius potencials tan aviat com s'hagin previst. D'aquesta manera, les empreses poden planificar les despeses que es produeixen en el futur.
Supòsit d'unitat monetària: Aquest principi de comptabilitat d'alt nivell és apropiat per a empreses grans o globals. Considera el valor del dòlar i si aquest valor pot seguir sent consistent o canviar amb el pas del temps. Al anticipar les possibles fluctuacions de la moneda, pot ajudar a les empreses a planificar per a futures rampes de negoci, expansió de les instal·lacions de producció o oportunitats d'inversió.
Gestió versus comptabilitat financera
Alguns tipus de comptabilitat poden centrar-se més en les necessitats dels administradors. La comptabilitat de gestió és especialment útil per als líders empresarials, ja que els comptadors treballen per elaborar informes específics que ajudaran els administradors a prendre decisions importants per guiar el futur de l'empresa. En general, els comptadors de gestió estan ben versats en el funcionament d'una empresa i, per tant, són més adequats per donar consells als propietaris.
Els comptes financers, tanmateix, generalment treballen per proporcionar informes que indiquen el rendiment de l'empresa. Ambdós tipus de comptadors han de seguir les mateixes regles d'or de comptabilitat i, si treballen per a la mateixa empresa, s'adhereixen als mateixos principis de comptabilitat en aras de la coherència.
En la comptabilitat, com en la majoria de les àrees de negoci, tenint en compte una varietat d'opcions, es produeix l'estratègia més efectiva per a la longevitat i la salut financera. Els comptadors professionals estan familiaritzats amb totes les teories comptables bàsiques i saben com fer que cada treball sigui per a les empreses amb les quals interactuen. Cap principi és necessàriament correcte per a totes les empreses, i les necessitats d'una organització evolucionen amb el pas del temps. Una revaloració freqüent de l'enfocament que un negoci està prenent en la seva comptabilitat i la seva informació financera és essencial.
Coneixements de comptabilitat bàsica
La comptabilitat s'executa en una cosa anomenada "regles d'or", que són una sèrie de pautes sobre com s'ha de fer el seguiment de les transaccions financeres. Independentment del principi de comptabilitat que s'utilitzi o si un comptador segueix una estratègia financera o de gestió, és important que s'adhereixin a aquestes normes.
La primera d'aquestes normes s'ocupa del sistema de comptabilització de doble entrada, que estableix que totes les transaccions hauran de reflectir-se en almenys dos comptes. Per exemple, si la seva empresa ven productes per valor de 5.000 dòlars, en comptes de meritació, el comptador registraria la transacció en la categoria d'ingressos (crèdit) i comptes per cobrar (debit) per la mateixa quantitat.
La segona regla d'or de la comptabilitat, utilitzada pel que s'anomena comptes reals, dicta que sempre domina el que entra i acredita el que surt. Un compte real, per definició, té un valor monetari i és propietat del negoci.
Finalment, pel que fa als comptes nominals, cal deduir totes les despeses i les pèrdues i acreditar tots els ingressos i guanys. Els comptes nominals són aquells que impliquen capital, com ara lloguer, descomptes o comissions.
Directrius bàsiques de comptabilitat i termes
Com a propietari d'una petita empresa, haureu d'entendre termes i directrius bàsics de comptabilitat, de manera que pugueu assegurar-vos que el vostre comptador funcioni d'acord amb les millors pràctiques. En tots els casos, les transaccions haurien de documentar-se de forma immediata, juntament amb la seva data, una descripció i el compte que s'abonarà i acreditarà.
En termes generals, les transaccions es realitzen en un diari. Si dirigeix un negoci gran o té diverses operacions complexes, es fan diverses revistes per fer un seguiment de crèdits i deutes. Per exemple, un diari de cobrament en efectiu registra ingressos i un diari de desemborsament en efectiu fa un seguiment de les despeses. Per descomptat, el programari de comptabilitat ha reemplaçat revistes físiques a la majoria de les empreses, però els programes utilitzen les mateixes revistes bàsiques de comptabilitat per fer un seguiment de les finances.
Un gràfic de comptes mostra els totals actuals de tots els comptes de la vostra empresa. Aquests inclouen actiu, passiu, patrimoni net, ingressos, cost de mercaderies venudes, despeses d'explotació i altres comptes. Si es tracta principalment de serveis en comptes de vendre productes, no tindrà un cost del compte de vendes de productes. El vostre comptador us recomanarà quines categories s'han d'utilitzar i que s'inclouen al vostre diagrama de comptes, segons el tipus de negoci que utilitzeu.
Quatre suposicions de la Teoria de la Comptabilitat
La teoria de la comptabilitat requereix que els comptadors treballin en quatre suposicions. El primer assumpte de la teoria de la comptabilitat requereix que les empreses sempre utilitzin un compte de xecs i una targeta de crèdit separades per als pagaments empresarials. Mantenir els comptes personals i comercials separats no només és més fàcil per als comptadors preparar informes financers, sinó que també és un requisit de principis comptables generalment acceptats. En conseqüència, barrejar els dos comptes pot fer que sigui més probable que hagi estat auditat.
La segona hipòtesi de la teoria de la comptabilitat suposa que una empresa continuarà existint i no es fallirà. La tercera suposició suposa que els estats financers reflecteixen quantitats de dòlar, no nombres com la producció unitària. I la quarta suposició de la teoria de la comptabilitat és que els estats financers han de ser preparats almenys de forma mensual o anual.
