Quan se us demani que escriviu un informe professional, us potser confondre sobre la informació que cal incloure. L'escriptura empresarial, especialment per als informes, sovint té un format i un estil que cal seguir. Quan estigui acostumat a escriure en el format i l'estil requerit per als informes professionals, haureu de poder escriure un informe de manera ràpida i senzilla.
Reviseu l'estil de l'escriptura de l'informe. A diferència de l'escriptura narratiu o d'assaig, l'escriptura de l'informe és altament eficient. Qualsevol paraula supèrflua ha de ser eliminada, i el llenguatge és senzill i directe. Utilitzeu la veu activa i eviteu la informació redundant.
Afegiu elements de bala sempre que pugueu. En lloc d'explicar alguna cosa en forma de sentència, un informe ho explicarà amb una llista de bala. Per exemple, les característiques d'un projecte empresarial no s'escriurien en forma de paràgraf, sinó que es llistessin amb bales.
Separeu els paràgrafs perquè cadascun tingui només unes línies de llargada. L'escriptura de l'informe no inclou paràgrafs llargs.
Eviteu incloure informació que ja coneix el vostre públic. Amb un assaig, sovint se suposa que el lector no sap res del tema. Quan escriviu un informe, suprimiu tota la informació que ja coneix el vostre públic. Per exemple, si esteu escrivint un informe sobre una nova política d'empresa per al personal de gestió, no inclogueu informació general sobre la vostra empresa que els administradors ja sabrien. No obstant això, aquesta informació podria incloure si l'informe és per a un grup de nous empleats.
Inclou materials complementaris amb l'informe comercial. Es poden fer coses com ara gràfics, gràfics, fotografies, taules, diagrames i altres visuals per millorar l'informe i fer que el significat sigui més clar.
Posi encapçalaments al llarg de l'informe per facilitar la consulta de les diverses seccions al lector.
