Per definició, un informe complet pretén explorar un tema o una idea amb molt de detall. En el negoci, sovint s'utilitzen informes integrals per avaluar i discutir la situació financera d'una empresa. També es poden utilitzar informes integrals per a altres propòsits, com ara resumir una nova tendència empresarial o descriure un nou mercat objectiu. Aprendre exactament com escriure un informe complet pot ser una habilitat empresarial útil per als empleats de qualsevol nivell.
Abans de començar a escriure
Abans de començar a escriure el vostre informe complet, recopileu tota la informació, dades, gràfics, taules i documents rellevants que hàgiu de fer referència a mesura que escriviu. Heu de crear un esbós, una eina d'escriptura que us ajudi a organitzar els vostres pensaments en un format estructurat. Un esbós generalment consisteix en frases curtes o frases que poden servir com a punts de partida per a les diverses seccions del vostre informe. Encara que aquestes seccions variaran segons el tipus d'informe que escriviu, poden incloure un resum executiu, una introducció, una taula de continguts, diversos paràgrafs del cos principal, una conclusió, un annex i una secció de referències.
Escriure l'informe
Utilitzant el vostre esquema per guiar-lo, comenceu per escriure un primer esborrany de l'informe complet. Comenceu amb la introducció, que indicarà als lectors què estan a punt de llegir i explicar els punts principals que es faran a l'informe. Després de la introducció, afegiu diversos paràgrafs o seccions específiques que tractin els punts clau de l'informe. Al final de l'informe, escriviu una conclusió que resumeixi l'informe. La conclusió hauria de consolidar tots els punts principals que vau fer a l'informe. Pot incloure les vostres recomanacions o opinions sobre el tema.
El Resum Executiu
Una vegada que hàgiu redactat el vostre informe, és útil escriure el resum executiu. Consisteix en diversos paràgrafs que resumeixen tot l'informe. El resum executiu hauria de donar al lector una vista prèvia de l'informe complet per tal que puguin escollir els punts destacats. Aquesta secció del document sovint és útil per als executius ocupats que volen obtenir una vista prèvia de l'informe per comprendre què fa. Una breu mostra d'un resum executiu pot ser:
Exemple:
Digital Shirts, Inc. ofereix camises de segona mà d'alta qualitat equipades amb un algoritme patentat. Les nostres botigues estan situades en alguns dels millors centres comercials del país, gairebé exclusivament en barris d'ingressos més alts. Els nostres equips de vendes estan ben formats per crear una experiència artesanal de compra de camisa per a cada client.
Aquest informe s'ha encarregat de descriure els detalls d'un nou ala proposta de la companyia.
A partir de dades dels últims cinc anys, l'informe mostra que els ingressos s'han estancat, mentre que altres minoristes de gamma alta registren increments rècord. Després d'una extensa investigació, el departament d'investigació ha determinat que totes les empreses amb un augment registrat en els ingressos també han tingut un augment en el contingut digital que els connecta amb els seus clients.
R + D ha determinat que una aplicació d'ajust digital, dissenyada per donar a totes les camises un ajust perfecte sense visites personals extensives, generaria un augment substancial dels ingressos. En aquest informe es detalla com s'utilitzarà l'aplicació, la quantitat de recerca pràctica que s'ha realitzat i els resultats projectats d'adoptar aquesta tecnologia.
Es recomana que totes les botigues comencin a incorporar la nova tecnologia de muntatge digital i que els materials de formació i màrqueting s'han de crear a temps per aprofitar la temporada de vacances.
Els documents de suport són útils
Llista la font de les cartes, taules o gràfics que utilitzeu a l'informe a l'apèndix i afegiu les vostres fonts de recerca a la pàgina de referències. Aquests documents de suport afegiran més pes als vostres arguments.
El procés d'edició
Un cop completat el primer esborrany, torneu a través de l'informe complet per fer canvis i addicions segons creguis convenient. Podeu acabar amb diversos esborranys al final del procés d'escriptura. Al llarg del procés d'escriptura, tingueu en compte el públic objectiu. El tipus d'idioma que utilitzeu variarà depenent de qui llegeixi l'informe complet. Per exemple, si esteu escrivint per a un expert en el camp, podeu incloure termes complexos i específics de la indústria. Però si esteu escrivint per a un deixeble, eviteu usar argot i confusió d'acrònims. En alguns casos, pot tenir sentit escriure un informe complet diferent per a cada grup d'interessats.
Després d'haver acabat d'escriure
Una vegada que hagueu completat el procés d'escriptura, és important revisar la vostra feina diverses vegades, fent-ne les correccions si és necessari. Abans d'enviar l'informe complet a l'audiència desitjada, considereu demanar a un membre del departament de comunicacions de la vostra empresa que corregiu i editeu el document. Aquest pas és crucial si l'informe complet serà llegit pels membres del públic en el futur.
L'exactitud, la gramàtica i l'ortografia adequades són claus, especialment si l'informe els llegeix els gerents de nivell superior de la vostra empresa. Tot i que el vostre treball no sigui llegit per tots els membres de l'oficina corporativa de la companyia, un gran informe complet només pot fer que us sembli millor quan es produeixi el temps de promoció.
