La coordinació del projecte es refereix generalment a la planificació i gestió de múltiples tasques simultàniament. La coordinació és essencial per a un negoci que tracta de dos o més projectes relacionats. Els projectes varien en funció dels objectius empresarials, però poden incloure el llançament d'un nou producte o l'ampliació de serveis a noves àrees. Un coordinador de projectes sol tenir funcions i responsabilitats diferents, depenent de la indústria, la mida de l'empresa i l'objectiu del projecte. Per exemple, les empreses podrien designar coordinadors de projectes independents per gestionar assumptes nacionals i internacionals; mentre que les petites empreses podrien unir funcions bàsiques de coordinació de projectes en un paper directiu. Els coordinadors del projecte poden servir com a decisors o assistents per dirigir els directius.
Fonaments
L'abast del projecte (per exemple, la integració de projectes amb diferents equips o la consideració d'opcions alternatives) i el marc temporal (tant a curt termini com a termini global) representen funcions essencials, especialment perquè una coordinació exitosa requereix una planificació a llarg termini, juntament amb una execució uniforme. Per exemple, si el vostre negoci té la intenció d'obrir una nova ubicació, haureu d'anticipar quant de temps trigarà a construir una botiga, obtenir permisos necessaris, comprar mobles o equips, així com contractar i entrenar un personal suficient. D'aquesta manera, un retard en la recepció de subministraments essencials pot afectar un projecte sencer, com ara afegir costos addicionals de projecte.
Empleats
Per mantenir l'eficàcia, considereu designar una persona o un equip de persones per servir com a coordinador de projectes. Els coordinadors del projecte han de tenir fortes habilitats per resoldre problemes per anticipar-se i respondre a retards o situacions inesperades. A més, haurien de poder interactuar i negociar amb diferents tipus de persones. Si un projecte consisteix a treballar amb un negoci a Mèxic, els coordinadors haurien de comprendre que les diferències comercials difereixen a Mèxic dels Estats Units. Si no podeu crear un rol de coordinador de projecte independent, ajusteu les funcions del coordinador del projecte per servir com a assistent d'un equip executiu. Per exemple, un assistent de projecte podria programar reunions, preparar agendes i avaluar el progrés amb l'objectiu general de donar suport a l'eficiència del projecte.
Programari
Incorporar programes de programari per augmentar l'eficiència, com ara mantenir els fitxers del projecte i gestionar la informació de la clau. Per a determinats projectes, fulls de càlcul, gràfics o quadres de paret, funcionen de manera efectiva. També utilitzeu programes com Microsoft Excel o Project, o fins i tot desenvolupeu programari propietari. Per exemple, podeu dissenyar un programa per centrar-se en un aspecte important, com ara els costos totals del projecte o els problemes de control de qualitat. Assegureu-vos que la informació del projecte sigui fàcilment accessible per als participants clau.
Consideracions
Alguns projectes inclouen persones de diferents organitzacions o empreses que treballen conjuntament per aconseguir un objectiu similar. Analitzeu contínuament els riscos del projecte, com si un membre de l'equip no pugui obtenir un permís o lliurar subministraments a temps. La coordinació del projecte ha d'incloure plans de contingència que es puguin implementar ràpidament si és necessari.
Gestió
Les fases de coordinació del projecte solen incloure crear un objectiu general, planificar tasques essencials, a més d'executar i controlar el projecte. Desenvolupar un SWOT (fortaleses, debilitats, oportunitats, amenaces) o STEP (anàlisi social, tecnològica, econòmica i política) en diferents etapes per avaluar el progrés del projecte.
