La comunicació empresarial efectiva és vital per a l'èxit de la vostra organització. Té un impacte important en el rendiment de l'empresa i la productivitat dels empleats, així com en la seva línia de fons. Com a propietari d'un negoci, haureu de poder comunicar clarament la vostra visió i els seus objectius, crear relacions amb clients i socis potencials i interactuar amb el vostre equip.
Fonaments de la comunicació empresarial
Els gerents, directors generals, líders d'equips i altres professionals han d'aprendre a ser bons comunicadors per complir amb les seves responsabilitats. Ja sigui que vulgueu vendre més productes, crear un equip fort o maximitzar els vostres esforços de màrqueting, és important dominar els fonaments de la comunicació empresarial.
Si voleu tenir èxit, no és suficient per ser un bon estrateg o tenir idees brillants. És clar que podeu contractar persones per comunicar-se amb els vostres clients i promocionar els vostres serveis, però encara heu de posar la vostra visió en paraules. És responsabilitat vostra donar comentaris al vostre personal, escoltar el que ha de dir i discutir els objectius de la companyia.
La comunicació empresarial tracta de compartir informació entre persones dins i fora de la vostra organització. Pot prendre moltes formes, com ara comunicació formal i informal, comunicació interna i externa, comunicació legal, comunicació lateral o horitzontal i molt més. Penseu-hi com un canal bidireccional per transmetre instruccions, idees, opinions, informes, etc.
Perquè la comunicació sigui efectiva, ha de ser recíproca. Cal parlar amb claredat i escoltar amb atenció. A més, assegureu-vos d'entendre els fonaments de la comunicació empresarial, que són:
- Estructura
- Rellevància
- Consistència
- Claredat
- Recents i primats
- Mitjà
En primer lloc, el missatge ha d'estar ben estructurat i tenir una obertura, un cos i un tancament. Ja sigui que envieu missatges de correu electrònic, feu trucades telefòniques o presenteu un projecte, tingueu en compte aquests elements estructurals. Comenceu amb una breu introducció del missatge perquè el públic sàpiga què esperar. Per exemple, podria dir alguna cosa així: "Avui anem a parlar de la nostra estratègia de màrqueting per al pròxim trimestre". A continuació, presenta les teves idees detalladament. Depenent del context, és possible que hàgiu de fer una còpia de seguretat de les vostres declaracions amb dades i xifres. Tanqueu el missatge amb una breu conclusió que conté els punts clau que heu comentat.
Assegureu-vos que el missatge sigui clar i rellevant per al públic objectiu. Imagineu que esteu tractant d'explicar a un client que necessita un canvi d'imatge complet del lloc web en comptes d'alguns canvis menors. És possible que tingueu la temptació de discutir el disseny web, l'optimització del motor de cerca, els percentatges de rebots i altres aspectes tècnics, però no ho feu. El client pot no saber el significat d'aquestes coses i per què importa. En el seu lloc, vostè hauria de centrar-se en com un redisseny complet del lloc web beneficiarà el seu negoci. Digueu-li que arribarà a més clients, augmentarà la consciència de la marca, augmentarà les taxes de retenció, millorarà la seguretat de les dades, etc.
Sempre mantingui el missatge consistent, però adaptat per a l'audiència i el context. Si constantment canvieu d'opinió, corre el risc de perdre la vostra credibilitat.
És una cosa per dir als vostres empleats que protegeixin les dades dels clients i mantinguin el programari actualitzat i una altra per tenir una política de seguretat en el seu lloc. La comunicació per escrit fa que sigui més senzill aclarir idees i assegurar-se que tothom està en la mateixa pàgina.
A més, assegureu-vos que el vostre missatge sigui memorable. Inclogui una declaració clara i clara que reforci les seves creences i es relacioni amb el tema. Penseu en la possibilitat d'iniciar o finalitzar el vostre missatge amb un pressupost o una altra obertura potent. A vegades, l'humor també pot ajudar-vos. Ja sigui que estigueu parlant amb un client o un empleat, doneu-li alguna cosa a recordar.
Segons els psicòlegs, algunes persones tenen més probabilitats de recordar el que han vist o sentit per última vegada. Això s'anomena efecte de recència. Uns altres tendeixen a recordar el que han vist o sentit per primera vegada, el que es coneix com l'efecte de primacia. Per tant, té sentit començar i / o tancar el missatge amb una declaració potent.
Una altra cosa a considerar és el mitjà de comunicació. Com planeja aconseguir el missatge? Hi ha diferents tipus de mitjans de comunicació, i cadascun té característiques úniques. Aquests inclouen, entre d'altres, els següents:
- Presentacions
- Informes
- Comunicació en línia
- Reunions d'empreses
- Reunions de vídeo i telèfon
- Correu electrònic
- Mitjà de comunicació social
- Mitjans impresos
- Contractes i altres documents escrits formals
Aspectes jurídics de la comunicació empresarial
Quan esteu escrivint un contracte o presentant documents legals, és encara més important comunicar-se amb claredat. La mala comunicació pot donar lloc a multes fortes, fraus, defamacions, pèrdues d'ingressos i demandes costoses.
Familiaritzeu-vos amb les lleis del vostre estat o comtat, incloses les relacionades amb la publicitat. Les campanyes de màrqueting, per exemple, han de ser veraces i complir amb les lleis del vostre sector. Si veneu suplements dietètics, no podeu reclamar que els vostres productes curin o evitin malalties. A més, no es pot comercialitzar alcohol i cigarrets com a beneficiós per als clients. Feu una còpia de seguretat de les vostres reclamacions amb dades importants i feu les revelacions necessàries.
Reviseu els vostres contractes i acords comercials. Si teniu alguna cosa a dir, poseu-ho per escrit. Inclou una secció que defineix clarament els termes utilitzats en el contracte. Afegiu seccions rellevants, com ara el termini i terminació del contracte, les garanties, la severitat i la confidencialitat.
Fixeu-vos en la manera com us comuniqueu amb el vostre personal. Tria les teves paraules acuradament. Abstenir de provocar amenaces o discriminar els empleats. Per exemple, si es diu a un empleat que és massa jove per fer un projecte específic, pot ser acusat de discriminació per edat. Un gerent que es burla d'empleats discapacitats pot ser acusat de discriminació per discapacitat, fins i tot si el seu comportament no volia fer mal a la persona en qüestió.
Per què és important la comunicació empresarial?
Conèixer els aspectes clau de la comunicació, no és difícil d'entendre per què és important. La comunicació eficaç pot enfortir la vostra relació amb clients, empleats i socis comercials, tot garantint el compliment legal. A més, pot oferir-vos avantatges competitius i ajudar-vos a aprofitar al màxim els vostres esforços de màrqueting.
No s'ha de subestimar la importància de la comunicació externa en una organització. Com a administrador o empresari, haureu de poder transmetre el vostre missatge al públic objectiu, així com als inversors, accionistes, proveïdors i socis potencials. Els esdeveniments en directe, per exemple, us permeten atraure l'atenció dels vostres clients potencials o obtenir un finançament segur per a la vostra petita empresa. Un discurs ben pensat o una presentació de producte atractiva pot augmentar la vostra reputació i generar vendes. Les entrevistes i comunicats de premsa us permeten informar els clients i els inversors sobre els vostres últims projectes. Per exemple, és possible que vulgueu parlar sobre la vostra nova col·laboració amb una marca o sobre una nova línia de productes que interrompre la indústria. Si es comunica de manera clara i proporciona un valor real, generarà buzz per la vostra marca.
La comunicació interna també és fonamental. Gairebé la meitat dels empleats poques vegades o mai abandonen una reunió sabent què fer a continuació. De fet, el 21% dels professionals no tenen un pla formal per a la comunicació interna. Si no indica clarament el propòsit i els objectius d'una reunió, podeu crear confusió i conflictes en el lloc de treball.
Els líders que són bons comunicadors poden augmentar la moral dels empleats, reduir les taxes de rotació i augmentar la productivitat a l'organització. També tenen un vincle més fort amb els seus equips i experimenten menys conflictes. A més, una comunicació interna eficaç assegura que els vostres empleats entenen els seus rols i la contribució que fan al creixement i l'èxit de la companyia.
