Robert Kent, ex deganat de Harvard Business School, va dir el millor: "En els negocis, la comunicació és tot". Sovint anomenat habilitat suau, la comunicació proporciona un vincle essencial entre totes les funcions centrals d'una organització. Quan el personal i l'administració realitzen eficaçment totes les formes de comunicació oral i escrita, l'organització millora la seva rendibilitat i credibilitat dins de la comunitat empresarial.
Estandaritzar els mètodes de comunicació. Cada persona dins d'una organització té un estil de comunicació preferit: correu electrònic, correu de veu, memos, intranet de l'empresa o converses cara a cara. Els problemes sorgeixen quan els empleats confien molt en un mètode particular, com ara memoràndums, i eviten tractar directament amb col·legues. Si sou un director o supervisor, indiqueu clarament el mètode de comunicació preferit per a situacions específiques per a tots els empleats.
Potenciar més comunicació cara a cara. Els empleats poden comunicar-se informacions factuals electrònicament mitjançant correu electrònic, intranets, faxos i correu de veu. Però han d'utilitzar un enfocament més directe en tractar amb l'emoció humana; per exemple, promocions, demotions, reprimides, diferències d'opinió i missatges de felicitació.
Practica l'escolta activa. Aneu més enllà d'escoltar només el contingut del discurs d'un individu. Escolta a tota la persona observant acuradament les expressions facials, els gestos i els canvis de postura. Escolta sense judici i s'absté d'interrompre. A intervals apropiats, repeteix el que pensa que ha escoltat i pregunteu al treballador per a més aclariments.
Respecteu la diversitat. El lloc de treball ja no és homogeni; Els empleats reflecteixen diferències en edat, raça, ètnia, habilitats físiques i orientació sexual. Com a gerent o supervisor, ha de ser conscient dels diferents estils de comunicació i de treball. Per exemple, alguns empleats d'Àsia poden no estar còmodes amb contacte directe amb els ulls. En aquests casos, la comunicació cara a cara pot ser incòmode i estressant.
Augmenta la participació dels empleats durant les reunions. Designeu un facilitador diferent a cada reunió; això donarà a cada empleat una oportunitat per millorar les seves habilitats de lideratge i comunicació. Comenceu cada reunió amb un trencaglaç diferent i sol·liciteu activament les opinions dels empleats més tranquils.
