L'escriptura en format empresarial és diferent d'altres tipus d'escriptura. Les directrius són més rígides, i l'estil que escriviu normalment és predeterminat. L'objectiu de l'escriptura en l'estil empresarial és sempre aparèixer professional. Gran part de l'escriptura que fas serà per als clients actuals o potencials, companys de feina o superiors. Alguns d'aquests documents poden influir en el rendiment que vostè o la vostra empresa realitzen, de manera que seguir les directrius és essencial.
Utilitzeu el format de bloc, bloc modificat o semi-bloqueig en escriure una carta comercial. El format del bloc s'utilitza amb més freqüència. En aquest format tot queda justificat i d'un sol espai, a excepció d'un doble espai entre paràgrafs.
Escriu el document per al públic. Centreu-vos en les seves necessitats i interessos en comptes del vostre. Penseu en el que els lectors necessiten saber i determinar la manera adequada de transmetre la informació a aquells lectors específics.
Utilitzeu un to formal quan escriviu a superiors o clients. Utilitzeu només un to informal per a les notes o correus electrònics als companys de feina.
Acentuar la informació positiva i centrar-se en els beneficis per al lector. Això és especialment important en escriure una carta que contingui un missatge negatiu.
Escriure de manera clara i concisa. Podeu fer-ho mantenint paràgrafs breus, indicant informació important al principi del document i paràgrafs i utilitzant llistes quan sigui possible. Això ajuda als vostres lectors, que generalment es pressionen durant el temps, a trobar la informació important fins i tot si només baixen el document.
Revisa el document per assegurar-te que no tingui errors ortogràfics, gramaticals i de puntuació. Qualsevol error en la vostra escriptura pot fer que sembli poc professional o descuidat.
Consells
-
En general, està bé utilitzar les paraules "I" i "tu" en un document comercial. No obstant això, tingueu precaució quan utilitzeu la paraula "nosaltres", perquè això converteix les vostres paraules en una reflexió sobre tota l'empresa.
Utilitzeu sempre un còlon, no una coma, després de la salutació en una carta comercial.
