Quan necessiteu resumir una gran quantitat d'informació, una nota o una carta és una manera eficient de fer-ho. Moltes persones troben escrits difícils i creuen que no tenen el vocabulari de fer-ho. Però com diu el professor d'escriptura William Zinsser, l'escriptura només pensa en paper. Tot el que necessites fer és organitzar els teus pensaments, seguir l'estil del format que has triat i utilitzar un llenguatge senzill i clar.
Escriure un informe en una nota
Escriu un encapçalament. Per a una memòria, indiqueu a l'extrem superior esquerre que se suposa que ha de llegir el record (per exemple: A: Tots els empleats), qui ho va escriure (De: El vostre nom), qui més ho rebrà (CC: nom del destinatari) data (data actual) i el que es tracta (tema: tema a l'adreça).
Si és una carta, comenceu amb una cita i salutació, com ara "Per a tots els empleats:".
Tingueu en compte el vostre públic.Si esteu escrivint a un públic general, utilitzeu un idioma que tothom entendrà. Els nous empleats encara no saben l'argot de l'empresa, i els empleats d'un departament poden no comprendre la terminologia d'un altre.
Feu un esbós Organitzar els vostres pensaments permet una escriptura clara. Penseu en la possibilitat que el vostre públic vulgui saber i què voleu dir-los. Emfatitza les conclusions clau de l'informe i el que significa per a la gent que llegeix el memoràndum.
Comenceu amb fortes declaracions d'obertura. Reconeixeu l'informe i les seves conclusions. Per exemple, "Com a resultat del nostre recent estudi de productivitat, farem diversos canvis a les nostres polítiques d'ús d'Internet".
Explica Ressalteu qualsevol dada o troballa que suporti la conclusió. "Els consultors van trobar que els empleats van passar dues hores al dia en un correu electrònic de comprovació mitjana i gestionaven equips esportius de fantasia". A més, permeti als lectors saber quan es realitzaran els canvis.
Indiqueu a la gent on podria anar per obtenir informació més completa (si escau). Per exemple, "anem a discutir això més a la nostra reunió de personal setmanal el divendres" o "L'informe complet està disponible per a tots els empleats en format PDF". No signis la nota; el vostre nom es troba a la part superior de la nota. Si esteu escrivint una carta, utilitzeu el vostre nom, el vostre nom complet o el vostre nom i cognoms, depenent de les circumstàncies i de les vostres preferències.
Reescriure i tallar el desordre. Torna a redactar el projecte i elimineu paraules innecessàries. Per exemple, "és l'opinió de la corporació que l'oficina de Scranton ha de buscar activament reduir els problemes de no productivitat limitant l'ús no laboral dels recursos de l'empresa", es pot reescriure com "Corporatiu ens ha demanat limitar l'ús personal de la propietat de l'empresa. augmentarà la nostra productivitat ".
Revisió i verificació ortogràfica. Feu que un col · lega de confiança comprovi la seva gramàtica i el seu to; una sentència mal escrita pot interpretar-se de la manera que mai no vau pretendre. A més, executeu l'ortografia, però tingueu en compte les característiques automàtiques de reemplaçament de paraules. No voleu que el vostre informe digui "Indonèsia" quan vulgueu "Indiana".
