La confiança és difícil de guanyar i mantenir en les relacions comercials. De vegades, una cosa aparentment petita com un malentès o una grolleria percebuda en la comunicació empresarial pot fer malbé una relació de treball. En la comunicació empresarial, els bons costums poden significar la diferència entre un benefici i una pèrdua. Aprendre a ser cortès i educat en tot moment pot estalviar energia desaprofitat a la feina, preocupar-se per quan ha tingut problemes en l'etiqueta comercial i la cortesia (vegeu Referències 4).
Telèfon
Assegureu-vos que quan no pugueu respondre al telèfon, el vostre missatge gravat és sincer i amable. Sovint es troba en el to de la veu que es pot mostrar amb cortesia. Demanar disculpes per no estar disponible quan el vostre interlocutor necessita parlar amb vostè és un espectacle de cortesia. Declarar quan tornareu és una altra cortesia. El més important, tornar un missatge amb promptitud, no només és cortès però professional. En respondre el telèfon, somriu. Es mostrarà a la vostra veu. Escolteu completament el que el vostre interlocutor ha de dir abans de començar a parlar. Assegureu-vos que sol·liciteu un permís abans de mantenir el vostre interlocutor en espera i esperar que l'interlocutor digui que està bé. No pengeu sense dir-nos adéu o notifiqueu que esteu finalitzant la trucada, fins i tot si l'interlocutor és groller.
Correu electrònic
Els correus electrònics recorren un llarg camí en les comunicacions empresarials. També duren molt de temps. Poden convertir-se en registres permanents de les vostres paraules. Amb aquest coneixement, assegureu-vos que quan prepareu un missatge de correu electrònic que el llegeu en veu alta o que no ho reviseu per assegurar-vos que no només obtingui el significat sinó que us trobeu d'una manera cortesana. Comenceu els correus electrònics amb una salutació professional que saluda el vostre receptor o grup de receptors per nom (consulteu les referències 3). Tingueu en compte que aquest correu electrònic no és una nota informal entre amics. Utilitza frases completes i una bona gramàtica. Mai escriviu un correu electrònic quan estigui enutjat o en estat d'ànim per emetre, ja que les possibilitats són enviades per correu electrònic en aquestes condicions, les cortesies que podrien fer que la vostra comunicació sigui més eficaç (vegeu Referències 2).
Cartes
Sovint, és acceptable enviar una carta per transmetre una comunicació empresarial. Igual que amb un correu electrònic, assegureu-vos que la correcció de la vostra lletra sigui ortogràfica i de format i que la vostra gramàtica verifiqui la correcció. Digui gràcies quan i quan ho necessiteu. Assegureu-vos de tancar la vostra carta amb una apreciació del temps esperat del receptor que llegeix la vostra comunicació.
Cara a cara
Sovint, la forma més difícil de comunicar-se de negocis és presa cara a cara. És una bona pràctica revisar davant d'un mirall el que pensa dir. Això us donarà una bona idea de com canvien les vostres expressions facials amb el vostre missatge. Quan visiteu un altre país per a empreses, no és amable de forçar la vostra cultura a aquells amb qui sou a fer negocis (vegeu Referències 1). La comprensió de les diferències culturals pot ajudar-vos a ser cortès quan es comuniqui amb aquells de països on les cortesies presencials es mostren de manera diferent de com us pot estar acostumat.
Tauler d'anuncis
Els anuncis publicats en taulers d'anuncis són comuns en molts llocs de treball. Aquesta pràctica pot a vegades donar lloc a demostracions grolleres o crues de comunicació. Quan s'encarregui de lliurar un missatge a tothom alhora, hauríeu d'esforçar-vos per ser cortès per a tothom. L'ús d'argot o frases poc freqüents pot ofendre i reduir la vostra intenció. Assegureu-vos que l'anunci o el butlletí d'anuncis de taulers s'escriu amb tota la consideració que es dóna a altres comunicacions empresarials professionals.
