Els sistemes de fitxatge han evolucionat al llarg dels anys des de la tramitació de documents en caixes fins a sofisticats programes de programari que emmagatzemen fitxers electrònicament fora de visió. Encara que podeu triar una varietat d'avui, tots els sistemes de fitxers comparteixen un objectiu principal: la gestió efectiva dels registres. Amb diversos sistemes de fitxers disponibles, és important tenir en compte les característiques de cada un per seleccionar el més adequat. Els sistemes de fitxers més comuns són fàcils d'implementar i proporcionen un mitjà de gestió d'arxius eficaç.
Arxiu alfabètic
La presentació alfabètica és el sistema de fitxers més comú per a menys de 5.000 registres. La presentació per ordre alfabètic és un sistema en què es recopila fitxers per noms d'individus, empreses, institucions, agències, temes, temes o ubicacions geogràfiques segons l'ordre del diccionari. Aquest sistema és eficaç per als fitxers de client o de nom del client. Si es tracta d'assignar temes, utilitzeu un índex relatiu. L'índex és una llista per ordre alfabètic dels noms de tema triats per representar cada subjecte. Consulteu l'índex relatiu per esbrinar el nom del tema per emplenar el registre a sota.
Arxiu numèric
En configurar un sistema de registre numèric, organitzeu fitxers en ordre seqüencial utilitzant els números directament des del registre o un número assignat. La majoria de sistemes utilitzen un índex per recuperar els fitxers. Un sistema de numeració numèrica augmenta la productivitat a causa de l'augment de la velocitat de presentació i localització d'un fitxer.També proporciona una identificació precisa i permet una major confidencialitat. És capaç d'infinites expansions i podeu utilitzar-lo per més de 5.000 registres, a diferència dels sistemes de fitxers alfabètics.
Alfa: presentació numèrica
La presentació alfanumèrica utilitza una combinació de noms i números. Sovint utilitzeu aquest tipus de sistema de fitxers amb noms i números de subjecció. Organitzeu els fitxers segons les divisions alfabètiques o l'encapçalament de la matèria, després per categoria de nombres. Cal utilitzar un índex relatiu per als fitxers alfanumèrics. L'índex mostrarà els codis de número assignats a cada divisió alfabètica.
Sistemes de presentació sense paper
Els sistemes de presentació sense paper són cada vegada més comuns per a moltes empreses i llars. Resoldre la necessitat d'espai d'emmagatzematge físic i el problema de la informació perduda o extraviada. Un sistema de registre sense papers permet l'accés compartit a diversos departaments. Tot i que l'accés compartit proporciona accés a registres sota demanda, podeu establir drets d'usuari per veure, editar, crear o eliminar fitxers per controlar l'accés. Els tipus de sistemes de fitxers sense paper inclouen programes de programari simples, servidors de documents i sistemes de gestió de documents.
