Els sistemes de presentació ofereixen avantatges i desavantatges a la configuració de l'oficina. La majoria de les empreses utilitzen els sistemes de presentació tradicionals on els documents en paper es presenten en els gabinets de presentació. El sistema de fitxers més comú que s'utilitza és un sistema alfabètic.
Propòsit
Els sistemes de presentació s'utilitzen per mantenir els documents organitzats i fàcils de trobar per als empleats. S'ha configurat un sistema de presentació i els empleats segueixen el sistema que s'utilitza.
Avantatges
Els sistemes d'arxiu alfabètic són un tipus de sistema fàcil d'ensenyar i aprendre. Els documents es presenten per ordre alfabètic, generalment pel nom del proveïdor. Qualsevol empleat pot trobar un document necessari sempre que es conegui el nom del venedor.
Desavantatges
Un desavantatge d'aquest sistema és que sovint els documents són erronios a causa de les lletres. Un altre desavantatge és que, si alguna cosa es presenta sota un nom de proveïdor contra el cognom, els documents són difícils de localitzar. Els canvis de nom a les empreses no es poden registrar correctament, cosa que també causa confusió amb aquest sistema de fitxers.
