Les tasques dels comptadors per a una guarderia no són completament diferents que les d'un comptable per a qualsevol altre negoci basat en serveis, però les responsabilitats són considerablement més grans. Atès que els cotxes de dia es requereixen per a l'ingrés dels ingressos totals als pares dels fills a efectes fiscals, cal tenir més cura per registrar les transaccions amb precisió.
Obligacions relacionades amb l'impost
Degut a la naturalesa única del negoci de guarderia, en concret amb els pares que deducen l'import que paguen per la cura dels seus impostos al final de l'any, el comprador ha de tenir correctes els imports pagats per cada client. Si la guarderia ofereix atenció abans i després de l'escola, s'ha de guardar un registre de tots els imports pagats per aquest servei i rebre els rebuts.
Obligacions de nòmines
Al completar la paperassa de nòmines, els guardians de guarderia usen el programari de comptabilitat proporcionat o les taules fiscals que es troben al IRS i als llocs web de l'estat. El comptable haurà d'utilitzar el Servei Federal de pagament d'impostos federals i, per cada període de pagament, completi un pagament de 941 (és a dir, les contribucions de la companyia a la Seguretat Social, Medicare i retenció federal, juntament amb les contribucions de l'empleat). El comptable utilitza el lloc, www.eftps.com i ingressa el número EIN i PIN de la companyia.
De manera trimestral, un comptable de guarderia haurà de proporcionar un formulari 941 i enviar-lo per correu a l'IRS. El formulari Form 941 serà un total de tots els 941 pagaments realitzats per cada període de nòmines i ha de ser signat i enviat per correu en cada trimestre. El comptable també ha de fer els pagaments calculats del programari de comptabilitat i enviar l'Impost Federal d'Atur (FUTA) cada trimestre. A més d'aquests requisits, cada trimestre el comptador també ha de completar el formulari per a l'impost de desocupació estatal. (SUTA).
Obligacions del dia a dia
Un comptable en una guarderia ha de fer un seguiment de tots els comptes a cobrar per assegurar-se que tots els clients paguen a temps i tots els comptes a pagar per assegurar-se que l'immoble, els serveis públics i altres comptes mensuals es paguen a temps. Cada mes, el compte bancari i de la targeta de crèdit s'ha de reconciliar mitjançant la comparació d'extractes bancaris i de targetes de crèdit amb el programari de comptabilitat i assegurant-se que les declaracions de la targeta bancària / creditícia coincideixin amb el programari de comptabilitat.
Els xecs cancel·lats, les còpies de les factures dels venedors i els rebuts de les despeses es presenten setmanalment per assegurar-se que totes les còpies impreses estan disponibles per a la inspecció i auditories.
Requeriments legals
El comptable completarà una anàlisi dels ingressos per fill, tenint en compte les proporcions legals dels nens als professors. Les ràtios variaran en cada estat segons la llei estatal. El comptable ha d'utilitzar aquesta informació per construir un pla per contractar més professors o realitzar una anàlisi de costos per aula.
Obligacions financeres
Els deures addicionals inclouen la recopilació de tots els xecs i pagaments en efectiu, registrant-los com a comptes a cobrar i omplint els resguards de dipòsits per al propietari de la guarderia, que comprovarà tots els totals per entregar al banc. Els rebuts dels pagaments realitzats s'imprimiran i es lliuraran a cada client mensualment.
La impressió d'informes financers mensuals, incloent-hi la declaració de guanys i pèrdues, balanç i un pronòstic de flux de caixa, mantenint els registres del fons de caixa petit i el manteniment dels rebuts per reemborsar el fons per a totes les despeses pagades també són generalment part del lloc de treball.
