Hi ha nombrosos procediments i procediments de compra, però hi ha alguns procediments que haurien de ser comuns a tots els departaments de contractació. Aquests inclouen selecció de proveïdors, sol·licitud d'informació, presentació de licitació, avaluació de licitació, adjudicació i inspecció..
Selecció del proveïdor
Les organitzacions generalment tenen una llista preferent de proveïdors aprovats que es manté en el departament de contractació. Són empreses que han estat a través d'un procés de selecció i que es troben per satisfer millor les necessitats d'una empresa.
Sol·licitud d'informació
Quan hi ha un requisit per comprar articles que els actuals proveïdors preferits no poden obtenir d'origen, una empresa normalment investigarà el mercat. El requisit serà enviat als proveïdors escollits que seran sol·licitats per una oferta. Per sol·licituds de baix valor, s'envia una sol · licitud informal d'informació o una sol·licitud de pressupost a proveïdors identificats. Per als ítems de més valor, es seguirà un procés complet de licitació. Això sovint pot trigar fins a sis mesos des de la identificació de la necessitat del premi final.
Tender Returns
Normalment, els proveïdors solen retornar les seves ofertes a un oficial nomenat per un temps i una data determinats. Les ofertes poden incloure una descripció del servei o mercaderies que ofereix el proveïdor, el cost proposat per dur a terme el treball necessari o proporcionar els subministraments necessaris, la informació financera de l'empresa i qualsevol pregunta que l'entitat compradora hagi sol·licitat al proveïdor potencial.
Avaluació de licitació
Una vegada que les ofertes / ofertes es tornen, una organització de compra generalment té un temps determinat en què avaluar les devolucions, prendre una decisió de contracte i informar tant als proveïdors exitosos com a no vençuts. Abans de l'enviament de documents de licitació, una organització de compra desenvoluparà uns criteris de puntuació contra els quals els candidats seran marcats i classificats. Consideracions com el preu i la qualitat són criteris de puntuació habituals.
Adjudicació de contracte
Una vegada que les ofertes s'han avaluat i anotat, els proveïdors seran notificats amb una aprovació o un rebuig. Els proveïdors reeixits també es notifiquen per escrit. És la millor pràctica d'obtenció d'ofertes per oferir als proveïdors sense èxit la possibilitat d'informar-los. Això els permet esbrinar per què la seva oferta no s'ha seleccionat i per comprendre millor les futures licitacions.
Conclusió del contracte
Un cop lliurat el servei / subministrament, l'entitat compradora comprovarà que s'ha complert la qualitat, la quantitat i l'especificació. En aquest moment, l'organització emetrà el pagament. En molts casos, és pràctica habitual tenir una reunió posterior a la contractació entre l'organització de compra i l'organització subministradora. Ofereix una oportunitat per a cada part d'oferir comentaris i desenvolupar un document post mortem per futures activitats de contractació.
