La gestió dels fluxos d'efectiu és important per a qualsevol negoci, i és crucial per a les petites empreses, on cada cèntim compta. Un sistema d'informació comptable només pot ajudar en aquest procés, que inclou efectiu, inventaris i detalls de vendes. Un sistema informatitzat pot proporcionar-vos informació molt més ràpid que qualsevol comptabilitat manual, cosa que la converteix en una valuosa eina per gestionar els nivells d'efectiu i d'inventari.
Vendes
Reconèixer les vendes és el primer pas del cicle d'ingressos. El sistema de comptabilitat reconeix una venda com un augment dels ingressos juntament amb l'augment de l'efectiu o un cobrament. En les empreses minoristes, també cal reduir els inventaris: aquest tipus de transacció es processa automàticament mitjançant un sistema informatitzat. Moltes empreses adopten un programari de punt de venda que permet escanejar elements i transferir dades a un sistema de comptabilitat en temps real, un avantatge important en la gestió d'efectiu i inventaris.
Pagaments
Els pagaments, seguits de prop per la direcció, augmenten els fluxos d'efectiu. Depenent del tipus de negoci, els pagaments poden ser en forma de xecs, targetes de crèdit, efectiu, cables i transferències de fons. Aquestes transaccions es capturen en el sistema de comptabilitat mitjançant entrades de diari manuals o interfícies d'altres sistemes. Algunes empreses tenen mòduls de cobraments especials que reconeixen no només dades comptables, sinó també detalls de vendes, termes, contactes i altra informació. Quan es rep un pagament, el comptador introdueix la informació de pagament del mòdul, que es desplaça al llibre general.
Enviament
L'enviament és una part vital del cicle d'ingressos. En els sistemes integrats, les activitats d'enviament es reflecteixen en el llibre general, principalment en l'àrea d'inventari. El sistema publica totes les transaccions apropiades darrere de les escenes, de manera que els empleats que treballen al magatzem no necessiten conèixer la comptabilitat per realitzar aquesta activitat correctament. La funció d'enviament es compon de dues parts: recollir un element de l'inventari i l'enviament. Sovint, els codis de barres s'utilitzen per accelerar aquest procés, documentar i disminuir els comptes d'inventari.
Informes
Un sistema d'informació comptable pot generar informes que la gestió utilitza per prendre decisions sobre assumptes financers. Alguns informes comuns són informes de nivell d'inventari, anàlisi de tendències i informes d'envelliment per cobrar, que indiquen a un gerent quins són els deutors, quant deuran i durant quant de temps. En realitat, Wisconsin requereix informes d'envelliment de determinats departaments governamentals trimestralment per supervisar els fluxos d'efectiu. Sense un sistema informàtic, seria molt difícil produir aquests informes detallats de manera oportuna i eficaç.
