La comptabilitat manual implica l'ús de llibretes i revistes de paper per registrar transaccions financeres. Aquestes eines són d'una època passada. Els comptadors, sovint amb viseres verdes i braços negres, usarien la comptabilitat manual per ajudar a mantenir la puntuació financera de les seves empreses. Les empreses d'avui encara poden utilitzar la comptabilitat manual d'alguns processos. Els desavantatges, però, poden debilitar les activitats comptables manuals.
Temps de consum
Els processos de comptabilitat que utilitzen paper diari i llibretes o eines similars requereixen un copió de temps per completar les tasques. Els comptadors hauran de localitzar comptes i revistes al sistema abans de registrar les entrades. Comprovar els saldos del compte i revisar la informació també és difícil. Els comptadors també poden necessitar rifle a través de diversos documents per localitzar la informació sol·licitada pels executius. La còpia d'aquesta informació també pot ser difícil.
Subjecte a errors
Els errors poden ser bastant freqüents en els processos comptables manuals. Els errors més freqüents són introduir informació en comptes incorrectes, transposar figures o enregistrar informació cap a enrere. Tot i que aquests errors també es troben en sistemes de comptabilitat moderns, els sistemes manuals no tenen comprovacions i equilibris interns. Els errors de cerca de comptadors sovint passaran diverses hores per localitzar i corregir entrades. Els comptadors múltiples que treballen en diversos llibres comptables manuals poden agreujar aquests problemes.
Falta de seguretat
La manca de seguretat és un altre desavantatge comú per a la comptabilitat manual. Les empreses no poden evitar que els empleats revisin dades confidencials en llibres i revistes de paper. Els fitxers copiats i emmagatzemats en una computadora també poden ser menys segurs. Això pot permetre als empleats abusar de la informació financera mitjançant frau o malversació. Els empleats descontents poden també danyar irreparablement la informació i destruir registres financers importants.
Poques còpies disponibles
Les grans organitzacions solen trobar una comptabilitat manual difícil a causa de la manca de llibretes i revistes múltiples. La majoria de les empreses tindran una revista per comptes a cobrar, comptes a cobrar, nòmines, actius fixos, etc. Això significa que només un comptador pot treballar en un diari en un moment determinat. La separació d'aquests llibretes en suberçons pot provocar menys seguretat i el potencial de duplicar la informació en el sistema comptable.
