Una biblioteca és tan bona com el seu sistema d'indexació: sense Dewey Decimal, la Library of Congress i algun tipus de catàleg de volum, ningú no podria trobar el llibre adequat de manera ràpida o fiable per fer que la biblioteca sigui útil. Fins que les biblioteques públiques modernes esdevinguessin la norma a mitjans del segle XIX, els bibliotecaris professionals van memoritzar la ubicació de les tomes a la seva cura. Posteriorment, els sistemes manuals com els catàlegs de targetes van ajudar els clients a buscar la ubicació dels llibres que volien. Des de la dècada de 1990, la majoria de biblioteques han automatitzat alguns aspectes de les seves operacions. Malgrat el cost i l'esforç d'instal·lar aquests sistemes, són un model superior quan es consideren els desavantatges dels mètodes anteriors.
Vulnerabilitat a l'error humà
Tots els sistemes que treballen els éssers humans són vulnerables als errors fets per un membre de l'equip distret, fatigat o incompetent. Els sistemes automatitzats encara requereixen la interacció humana, però redueixen la quantitat de decisions o operacions que un ésser humà ha de realitzar. Tant si es fa una sol·licitud de reserva del patró o si es fa un seguiment de l'arribada de llibres nous, cada pas que maneja una computadora fa que tot el sistema sigui més eficaç perquè és menys propens a errors.
Els costos s'incorporen al llarg del temps
La instal·lació d'un sistema automatitzat pot costar entre $ 20,000 i $ 50,000 per biblioteca per a l'equip únic. Tot i aquests costos inicials, l'automatització estalvia diners amb el temps. Aquest estalvi es presenta en dues formes. Moltes operacions, una vegada operades, continuen sense la implicació d'un funcionari, per exemple, generant informes sobre sol·licituds de préstec interbibliotecari o enviant avisos electrònics vençuts. Les operacions que encara necessiten un ésser humà -com ara el processament de llibres retornats- passen més ràpidament amb el suport de l'automatització. En ambdós casos, la biblioteca pot reduir la plantilla per reduir el seu pressupost, o aplicar els fons desats a tasques i programes més orientats al client.
Les recerques triguen més i són menys eficients
Cerqueu un llibre específic en un catàleg de targetes: el sistema de biblioteca manual més emblemàtic: significa passar d'un índex a un altre quan canvieu la cerca d'autor a títol. Amb un sistema automatitzat, podeu fer qualsevol tipus de cerca que vulgueu des de la mateixa ubicació amb uns quants clics. Això estalvia temps de patrons en comparació amb la vella manera, i necessita menys ajuda dels empleats de la biblioteca. Atès que tots els índexs són virtuals en lloc de físics, un sistema automatitzat pot tenir més categories de cerca sense afegir cap altre moble. Els patrons poden cercar per una àmplia varietat de paraules clau i conceptes que no pas amb un catàleg de targetes. Els catàlegs automatitzats també es poden posar en línia, permetent que un patró confirmi que un llibre està disponible des de casa, en lloc de venir a la biblioteca i decebre's.
Esquerra darrere de l'autopista de la informació
Les biblioteques i la informació es digitalitzen ràpidament. Qualsevol biblioteca que encara utilitzi un sistema operatiu manual no es pugui connectar als recursos digitals. Això fa que l'intercanvi d'informació i publicacions sigui molt més difícil i requereix molt de temps que amb un sistema automatitzat. A mesura que avança el segle XXI i més recursos es tornen totalment digitals, els patrons de les biblioteques manuals no podran accedir a un percentatge creixent d'informació.
Posar límits en el futur
Els llibres electrònics, els podcasts, els blocs i els tutorials en vídeo són part de com el món modern comunica la suma del coneixement humà. Les biblioteques amb sistemes manuals tenen un accés limitat a aquest creixent treball. Qualsevol sistema automatitzat de qualitat, per contra, permetrà de manera predeterminada accés remot i in situ a la majoria d'aquests recursos.
