Quan executeu un negoci, heu de decidir quin tipus de sistema de comptabilitat voleu utilitzar. Podeu triar entre fer servir un sistema de comptabilitat manual o un de computació. Si bé els sistemes informàtics són convenients, hi ha alguns avantatges diferents que els sistemes comptables manuals poden proporcionar.
Eviteu dades corruptes
Un dels avantatges d'utilitzar un sistema de comptabilitat manual és que sabeu que els vostres documents estaran sempre disponibles quan els necessiteu. Això no sempre passa quan s'utilitza un sistema informatitzat. Quan utilitzeu un sistema comptable informatitzat, moltes vegades les dades es malmeten i ja no podreu accedir a la informació. En aquest moment, podria perdre els seus anys de dades que necessiteu desesperadament per al vostre negoci.
Errors de duplicació
Quan utilitzeu un sistema de comptabilitat manual, no us heu de preocupar dels errors de duplicació. Amb un sistema informatitzat, hi ha la possibilitat de duplicar el fitxer incorrecte i utilitzar un conjunt obsolet de números. Amb un sistema manual, només teniu un llibre amb les vostres dades. La duplicació de dades seria un procés molt involucrat, que no és probable que es produeixi. Això us ajuda a evitar utilitzar dades incorrectes.
Fer canvis
Un altre avantatge dels sistemes comptables manuals és que són més fàcils de fer canvis. Quan necessiteu canviar una entrada al vostre llibre, simplement feu un esborrany i esborreu l'entrada. A continuació, podeu escriure la nova entrada en blanc. Quan necessiteu canviar una entrada al vostre sistema comptable informatitzat, és possible que hagueu d'escriure una contrasenya i trobar el fitxer adequat abans de poder canviar-lo. Això requereix més temps i pot crear problemes.
Accessibilitat
Un altre avantatge d'utilitzar un sistema de comptabilitat manual és que és fàcilment accessible per a qualsevol persona que necessiti la informació. Per exemple, els empresaris poden confiar en el seu personal de comptabilitat per gestionar el programari de comptabilitat i la informació que conté. Si els propietaris necessiten accedir a algunes dades del sistema, han d'esperar a algú del departament de comptabilitat per obtenir-lo per ells. Amb un sistema manual, poden mirar fàcilment el llibre i obtenir la informació ells mateixos.
