Malgrat la sofisticació de les computadores informàtiques i informàtiques actuals, el procés bàsic de nòmina continua essent pràcticament igual que fa dècades. Molt pocs negocis encara registren i processen nòmines a mà, però és imprescindible per a qualsevol gestor de negocis comprendre com funciona el procés de nòmina per controlar adequadament els costos laborals i resoldre problemes potencialment costosos. Això és cert fins i tot si externalitza les operacions de nòmina, una alternativa popular. El procés de nòmina comença amb la gravació del temps en què els empleats s'incorporen al treball. Això pot ser tan senzill com un full de temps escrit a mà o implica l'ús de rellotges de temps informatitzats que retransmeten les dades directament a una computadora que processarà la nòmina. Abans de començar el processament de la nòmina, els nous empleats o aquells que hagin canviat l'estat han d'omplir un Formulari W-4 per retirar exempcions.
Càlcul de la nòmina
L'empresari recull tots els registres de temps dels empleats al final del període de pagament, que pot ser setmanal, quinzenal o algun altre període). El primer pas en el càlcul de la nòmina és trobar els salaris bruts d'un empleat, que pot ser tan simple com sumar les hores treballades i multiplicar-se per la taxa de pagament de la persona. Els ajustaments poden ser necessaris per incloure hores extres, comissions, consells i altres compensacions. La compensació per despeses relacionades amb el negoci, com ara els reemborsaments de quilometratge, sovint s'inclouen en el xec de pagament d'un empleat després del càlcul del pagament, ja que aquests reemborsaments no estan subjectes a impostos. El següent pas és calcular la provisió de retenció d'un empleat. Per fer-ho, necessiteu la publicació W-4 i IRS 15 de la publicació de l'empleat. El salari subjecte a l'impost sobre la renda federal és el salari brut menys la quantitat total d'exempcions de retenció.
Impostos
La part més complicada del procés de nòmina és el càlcul dels impostos. Pel que fa a la nòmina, els impostos es reuneixen en dos grups: els que l'empleat paga i es dedueix del salari brut i els que paguen els empresaris. Els empleats paguen tres impostos federals: impost sobre la renda, seguretat social i Medicare. Les instruccions completes per al càlcul d'aquests impostos es troben a la publicació del IRS 15. En la majoria dels estats, també hi ha un impost sobre la renda estatal. Les instruccions per als impostos estatals estan disponibles al Departament d'Ingressos o Tributs de l'estat. Els impostos pagats per l'empresari són la contribució de l'empresari a la Seguretat Social i Medicare, l'impost federal d'atur i l'impost estatal d'atur - FUTA i SUTA. Utilitzeu la Publicació 15 de l'IRS per calcular-los. Els impostos FUTA i SUTA han de figurar junts perquè hi ha un crèdit sobre FUTA per a SUTA pagat.
Desemborsament
L'estat final del procés de nòmina és pagar l'empleat i remetre impostos. Fer xecs de nòmina és bastant simple. El control en si és molt similar a qualsevol altre xec. No obstant això, els xecs de pagament vénen amb una capçalera de nòmina, que és una llista escrita dels salaris, impostos i qualsevol altra deducció o ajust. El segell de nòmina, omplert amb cada element i totals anuals, es lliura al treballador per als seus registres. Sempre és prudent revisar els xecs de pagament abans de distribuir-los, ja que els errors poden ser costosos. Per exemple, no voleu esbrinar una pulsació de tecla perduda va provocar que es publiqui un xec de pagament de $ 3,000 quan la quantitat correcta sigui de 300 €. Envieu impostos retinguts a l'IRS o al servei d'ingrés estatal segons les instruccions.
