En la seva forma més senzilla, el control intern és la suma de tot el que fa el vostre negoci per identificar i reduir els riscos que, d'acord amb els Estats Units.L'Administració de petites empreses, sovint consumeix al voltant del 5 per cent dels ingressos anuals d'una empresa. Encara que les empreses de totes les mides s'enfronten a riscos de frau, robatori i abús d'actius empresarials, les petites empreses amb procediments de documentació inadequats solen ser més vulnerables. Els procediments de documentació contribueixen a, i són part de, controls interns forts.
Major responsabilitat
Mentre els procediments de documentació ben desenvolupats reforcen els controls interns preventius i detectius, els procediments de documentació inadequats són una raó principal per la qual algunes empreses no descobreixen que el robatori o el frau es produeix fins que sigui massa tard, assenyala el "Diari de Comptabilitat". Els procediments de documentació formal proporcionen orientació per implementar controls, i augmenten la rendició de comptes, ja que els vostres empleats han de demostrar i verificar, en comptes de simplement, que seguien o realitzaven un control intern.
Valor Evidencial
Els procediments de documentació creen proves traçables, incloent qui va estar involucrat en una tasca o una transacció financera i quan i com va estar involucrat. Podeu crear procediments com ara l'estampació de data i hora que funcionen darrere de l'escena i establir regles de documentació per als empleats a seguir. Tots dos són igualment importants per reconstruir accions quan es tracen transaccions i es creen rutes d'auditoria. Per exemple, les comprovacions de cupons signats, les còpies de petits controls de reemborsament d'efectiu, l'identificador d'inici d'un empleat i l'hora de l'ordinador i els segells de data proporcionen evidència de seguiment d'auditoria.
Gestió d'informació més segura
Els fitxers adjunts realitzats o escanejats, les notes a peu de pàgina d'un informe financer i un registre de canvis en les transaccions de l'ordinador són exemples de procediments de documentació que contribueixen i reforcen els controls de gestió de la informació. Tots són útils per documentar els motius per corregir o ajustar els registres de paper o electrònica, que en definitiva l'ajuden a prevenir i detectar el frau i el robatori dels empleats. Un segell de data i proves d'aprovació prèvia, com ara les inicials del gerent del departament, reforcen encara més els controls de gestió de la informació.
Millor control de qualitat
A més de prevenir procediments de documentació i gestió de fraus tant interns com externs, el magatzem i la gestió de l'inventari poden suportar controls de qualitat. Aquests inclouen que requereixen als empleats del magatzem comptar, inspeccionar i documentar mercaderies ingressades i sortides danyades. Els procediments de prevenció de frau i de robatori que contribueixen a un bon control intern inclouen una norma de documentació que obliga els empleats a omplir, signar i enviar un full de selecció per a cada ordre de client de sortida i procediments d'etiquetatge que registren i identifiquin elements d'inventari, incloses descripcions, números de parts, unitats de mesura i quantitats.
