Generar i enviar factures pot ser un procés que requereix molt de temps. Tot i així, no és un procés que cal saltar o ignorar. Una factura degudament dissenyada permet que un negoci es paga i proporciona protecció legal per a ambdues parts. Si alguna vegada el Servei d'Ingressos interns audita, el vostre sistema de facturació pot justificar els ingressos registrats.
Fonaments de la factura
Quan un venedor vol rebre pagaments per béns o serveis, envia una factura. Una factura és un document que detalla els components financers d'una transacció comercial. Una factura inclou el nom i la informació de contacte del comprador i el venedor, una descripció dels serveis o béns lliurats, el cost per article i l'import total degut. Les factures normalment també inclouen una data de venciment del pagament, un número de factura i un mètode de pagament preferit.
Pagant
Les factures ajuden a una empresa a cobrar-se íntegrament i a pagar a temps. Pot ser difícil de pagar sense una factura adequada. Les empreses solen demanar la recepció d'una factura detallada abans de desemborsar els pagaments. Els termes de pagament poden ajudar a una empresa a cobrar els cobraments ràpidament. Per exemple, una empresa pot dir que el pagament es deu a la recepció, dins dels 30 dies posteriors a la recepció o al rebut de 60 dies. Incloent una pòlissa d'honoraris tardana en una factura, per exemple, que els pagaments endarrerits estan subjectes a una tarifa de $ 20, també poden ajudar-vos a garantir el pagament immediat.
Establiment de drets legals
Les factures proporcionen evidència que es lliuren productes i serveis i s'estableix el dret de pagament d'una empresa. En el cas que un client no pagui, una empresa pot utilitzar contractes i factures per demostrar legalment a un tribunal que li correspon pagar. Així mateix, l'empresa pot conservar còpies de factures i quantitats pagades als contractistes i proveïdors per establir que ha completat la seva obligació contractual de pagament.
Prova d'auditoria
Fins i tot si fa tot bé, sempre hi ha la possibilitat que el vostre negoci pugui ser auditat per l'IRS. Durant una auditoria, l'IRS vol assegurar-vos que heu informat correctament tots els ingressos que heu rebut durant l'any. Si teniu un sistema organitzat de factures numerades seqüencialment, l'IRS té més confiança que ha informat dels ingressos de forma completa i correcta. Si les factures són erràtiques o inexistents, la càrrega de la prova està en vosaltres per mostrar que no esteu amagant cap ingrés.
