La comunicació eficaç juga un paper important en els negocis per informar i influir en el comportament. Els canals de comunicació es refereixen al mitjà que utilitza per enviar un missatge, com ara el telèfon o el correu electrònic. La comunicació eficaç requereix seleccionar un canal de comunicació adequat per enviar el missatge.
Història
Segons l'Encyclopedia of Business (ed. 2), fins a la dècada de 1960, la creença era l'efectivitat de la comunicació que es basava directament en l'elecció de paraula utilitzada en el missatge. Tanmateix, en la dècada de 1960, l'acadèmic Marshall McLuhan va suggerir que el mitjà de comunicació també tingués influència en l'efectivitat. Les teories de comunicació de McLuhan, com la teoria de l'expansió del canal, van treballar per donar suport al seu suggeriment revolucionari.
Tipus
Els canals de comunicació utilitzats per a la comunicació empresarial varien, però poden incloure llocs web, cartes, correus electrònics, converses telefòniques, videoconferències i reunions presencials. La comunicació eficaç es basa en seleccionar un canal de comunicació apropiat per al vostre missatge. Els factors que cal tenir en compte en seleccionar un mitjà de comunicació inclouen la necessitat de comentaris i el propòsit del vostre missatge. Per exemple, cal determinar si la comunicació forma part d'una rutina habitual o d'una necessitat especial.
Eficàcia
Els efectius dels canals de comunicació es poden avaluar en funció de la riquesa i l'oportunitat de rebre comentaris. La riquesa es refereix a la profunditat del vostre missatge. Per exemple, l'Enciclopèdia de Negocis nomena la comunicació cara a cara com el mitjà de comunicació més ric. Les trobades presencials permeten a l'oient escoltar el vostre missatge, així com sentir el vostre to de veu i veure les seves expressions facials per determinar el significat del missatge. La comunicació cara a cara també permet fer comentaris instantanis, a diferència dels mitjans de comunicació com ara les cartes i els correus electrònics.
Consideracions
El correu electrònic funciona bé per a les comunicacions empresarials diàries, ja que és ràpid i eficaç. Tanmateix, el correu electrònic no té riquesa, amb pocs senyals de comunicació no verbal i cap oportunitat de rebre comentaris instantanis. L'enciclopèdia de Negocis recomana l'ús de cartes per comunicar missatges especials, com ara contractar un treball o notificar a algú d'un honor. Les videoconferències funcionen bé per evitar despeses de viatge costoses, així com per atendre les necessitats immediates, com ara una reunió d'emergència.
Avís
Si es selecciona un canal de comunicació equivocat, es poden produir obstacles de comunicació que inclouen sobrecàrrega d'informació i comentaris inadequats. La sobrecàrrega d'informació es produeix quan rebeu informació més ràpidament del que podeu processar. Per exemple, rebre massa correus electrònics dilueix els significats dels missatges dels correus electrònics. La dilució dels missatges pot fer perdre missatges. La selecció d'un mètode de comunicació que ofereix l'oportunitat adequada per obtenir comentaris és important, com Biz Ed, un recurs del Regne Unit per a estudis empresarials, assenyala que la comunicació no es completa fins que rebeu comentaris dels vostres usuaris.
