En el món actual, podeu comunicar-vos professionalment utilitzant diversos mètodes. És important conèixer les regles de la correspondència empresarial adequada per a cartes, correus electrònics i targetes de felicitació. Els petits errors poden marcar la diferència entre impressionar la persona que rep la vostra correspondència i ofendre-la. A més, és útil saber quan serà suficient un correu electrònic en comparació amb una carta escrita o una nota escrita a mà.
Cartes tradicionals
Imprimiu lletres tradicionals a la capçalera usant un estoc més pesat o amb textures. El capçal ha d'incloure el nom, l'adreça, el número de telèfon i l'adreça de correu electrònic del remitent. Si el paper amb capçalera no està disponible o la lletra és personal, el títol adequat per a la persona o persones que envien la carta hauria d'aparèixer a l'extrem superior esquerre. Per exemple, si vostè i el seu cònjuge estan enviant una carta de queixa a una empresa, inclouen el següent:
Mr. and Mrs. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
A continuació, indiqueu el destinatari de la vostra correspondència i l'adreça al marge esquerre. El nom i l'adreça han de ser formals, inclosos els seus títols i designacions.
La data ve al costat del format en format escrit, per exemple: 23 de juny de 2010. Sota la data, incloeu una línia que faci referència a l'assumpte de la lletra, utilitzant el formulari "RE: (referència)".
La felicitació és la següent i hauria de reflectir la vostra relació amb la festa. Si teniu una base de nom, saluda-la amb "Estimat" i inclou el seu primer nom. Si la carta es dirigeix a un departament o a un destinatari desconegut, utilitzeu "Benvolguts senyors" o "Benvolgut senyor o senyora:" o fins i tot "a qui es pot preocupar".
Totes les lletres comercials s'han de tancar formalment. La millor opció per a un final professional és simplement "sincerament" o "salutacions cordials". Eviteu les terminacions de voltes.
Notes manuscrites
Una nota escrita a mà és apropiada en moltes situacions empresarials, com thank-yous, enhorabona per assoliments d'aquestes graduacions, naixements familiars, promocions i condolences.
El sobre hauria d'incloure el nom i l'adreça oficial del destinatari. La vostra adreça de devolució hauria d'aparèixer a la part posterior del sobre, tot i que es pot anar a la part superior esquerra de la part frontal.
La targeta ha d'incloure una salutació familiar basada en la vostra relació. Si teniu una base de nom, utilitzeu el nom. Si no, trieu una salutació respectuosa que s'ajusti al sentiment.
Mantingui el cos de la nota curta i escriviu o imprimiu ordenadament amb tinta blava o negra. Si no teniu una caligrafía decent, trobeu algú que ho faci.
Aconseguiu el punt. Si esteu donant les gràcies, escolliu una frase o dues que recordi al destinatari el que li està donant les gràcies, però no es trobi massa detallat. Si feliciteu a algú, incloeu-ne el que correspon i, si escau, com ha rebut la informació. Si el compromís d'un client estava al diari, per exemple, cliqueu l'anunci i incloeu-lo amb la targeta o feu-hi referència a la vostra nota.
Finalitzeu la nota amb "Atentament". Firmeu la lletra amb el vostre nom i títol oficial si no esteu familiaritzat amb el destinatari. Si sou més familiar, el vostre nom és adequat.
Correu electrònic
El correu electrònic presenta un nou tema de debat per als modes de comunicació comercial. La primera regla és saber que el destinatari accepta o prefereix la correspondència de correu electrònic.
Presenta un respectable perfil de correu electrònic. La vostra adreça i la línia de l'assumpte han de ser identificables i reflectir la vostra empresa o estatus professional. Per exemple, si envieu correus electrònics als clients, ha de ser "[email protected]" en comptes de "[email protected]".
No hi ha necessitat d'una adreça interna com amb les lletres tradicionals, així que comença amb la salutació, que hauria de reflectir la relació amb el destinatari i ser el més formal possible. Un correu electrònic comú de negocis faux pas és la manca d'una simple salutació, que indica al destinatari que el correu electrònic està destinat a ell.
No utilitzeu un correu electrònic per resoldre un problema empresarial que s'hauria de gestionar personalment. Eviteu confrontacions de correu electrònic i recordeu que els correus electrònics viuen per sempre en discs i servidors i es poden utilitzar a la cort.
Eviteu entrar en els correus electrònics comercials. Si heu d'incloure molts detalls, crear un document per a ells i adjuntar-lo en comptes de posar-los en el cos del correu electrònic.
Eviteu els emoticones, l'argot d'ordinador, les marques d'exclamació o els interrogants més d'una vegada i bloquegeu els bloqueigs. Si teniu dubtes sobre el contingut o el format, intenteu imprimir-lo amb capçalera i avaluï la seva professionalitat. Si no sembla professional en paper, no és professional en un correu electrònic.
Feu el professional de tancament amb "Gràcies" o "Atentament". La vostra informació comercial i de contacte hauria d'anar a la vostra signatura per correu electrònic. Es pot acceptar una signatura amb format escanejat o amb format electrònic. Si normalment fa servir un pressupost, una frase o altra informació, valoreu la seva adequació per a les situacions empresarials.
