Una de les formes més fiables per determinar el rendiment d'una empresa és fer servir un informe de visita. Estan fent les operacions externes tan bé com haurien? Esteu preparat per al vostre centre de preescolar o d'assistència per al codi i llest per a la llicència? En escriure un informe complet de visita, podeu determinar si es compleixen una gran varietat d'objectius empresarials. Els informes de visites, que de vegades s'anomenen informes de viatge, són una bona manera d'esbrinar si els estàndards empresarials s'estan duent a terme en el lloc de la manera prevista.
Format de l'informe
Els informes de visites són documents comercials. Depenent de l'organització o la indústria, l'informe pot seguir un format de memoràndum o una plantilla de negoci. En general, trieu un format de memòria si l'informe de la visita es dirigeix a un grup de membres de lideratge intern. Trieu una plantilla d'informe empresarial més formal si l'informe de la visita es proporcionarà a fonts externes. Utilitzeu format de negoci estàndard que inclogui fonts de tipus professional com ara Times New Roman o Arial. Mantenir marges de 1 polzada.
Indiqueu els objectius
Expliqueu el motiu de la visita. Els objectius inclouen la freqüència de la visita, juntament amb mètriques primàries o àrees de revisió. Per exemple, la visita podria ser la primera d'una sèrie de quatre realitzades al llarg d'un any per revisar la implementació de noves polítiques o mètriques de producció. Indiqueu clarament què cercàveu a la visita, incloses visites anteriors, recomanacions o plans d'acció.
Exemple:
Aquest informe consisteix a determinar si Plainview School ha complert tots els requisits de llicència per a guarderies després de l'escola.
Comenteu comentaris i funcions clau
Tingueu en compte la identitat de les persones clau entrevistades durant la visita. Les visites poden incloure reunions amb personal de lideratge clau a la ubicació, com ara directius o directors d'operacions. També és pràctica habitual reunir-se amb personal de baix nivell que estigui més familiaritzat amb els processos d'operacions.
Exemple:
Les persones entrevistades van incloure a Sarah Winters, directora d'escola, infermera d'escola Emily Thorn, Rick Marden, professora d'educació primària i Carol Hathaway, nutricionista i dietista.
Discuteix els comentaris clau proporcionats pel lideratge i el personal. No és imprescindible citar els entrevistats, sinó que, en lloc d'això, busqueu idees clau i àrees comunes de preocupació. Incloeu les enquestes estandarditzades que s'hagin utilitzat o una sèrie específica de preguntes formulades durant la visita.
Feu una llista de les principals idees i observacions
Les observacions es basen en el que es veu personalment i no es transmet segons les entrevistes. Per exemple, els visitants poden observar visualment que l'operació sembla tenir massa treballadors que no es mantenen ocupats. Qualsevol cosa des de la neteja fins a l'organització general està subjecta a observacions. Inclogui aquestes idees a l'informe de visita.
Exemple:
Durant una visita de mitja jornada, les ofertes de dinar incloïen una selecció de verdures i fruites, però no es va oferir cap alternativa per a aquells amb necessitats dietètiques especials.
Resumir Conclusions
Determineu si l'organització compleix els objectius en funció dels comentaris i observacions proporcionats. Utilitzeu els detalls i la informació quantificable sempre que sigui possible per donar suport a conclusions. Per exemple, si l'objectiu d'una visita a una nova fàbrica és determinar si tenia un 60% de personal al primer trimestre, proporcioneu els números reals de recursos humans amb el volum de negocis, els esforços de reclutament existents i els departaments on hi ha deficiències.
Proporcionar plans d'acció futurs
Indiqueu si hi ha visites futures, si n'hi ha, i si aquestes són predeterminades o que resulten de la visita recent. Per exemple, aquesta ha estat la tercera visita anual en un calendari trimestral. Proporcioneu recomanacions per a millores. Si es defineixen determinats plans d'acció, indiqueu-los en detall. Això proporciona una mètrica d'èxit per a la propera visita.
