Un llibre general és el llibre de comptes oficial de la companyia en què es mantenen tots els comptes financers. Aquestes operacions es duen a terme durant un període de comptabilitat específic i s'utilitzen en la preparació dels estats financers de la companyia.
Arxius i documents d'entrada
Els documents originals dels llibres generals poden ser documents en paper o fitxers electrònics. S'utilitzen en la preparació d'un llibre general i inclouen factures, factures, targetes de temps i documents similars. Independentment de la forma, els registres són crítics per preparar un llibre general i s'han de mantenir. Els auditors examinaran ambdós tipus de documents per garantir que el llibre general sigui precís. Tots els documents d'actius, passius, ingressos i despeses s'inclouen en un llibre general.
Documents i fitxers d'actius
Un actiu és alguna cosa de valor. Pot ser tangible, com ara una planta o inventari, o intangible, com ara el fons de comerç. Els actius actuals, com ara l'inventari, l'efectiu i els comptes a cobrar, són importants per al funcionament diari de l'empresa. Les factures de venda, els comptes bancaris i els comptes a cobrar són documents necessaris per al llibre general.
Documents i fitxers de responsabilitat civil
Els passius són les obligacions financeres de l'empresa, que són els seus deutes. Els deutes a curt termini es deuen a l'exercici fiscal actual. Inclouen articles com salaris, comptes a pagar i serveis públics. Una responsabilitat a llarg termini és una responsabilitat que es deu a més d'un any. Si una empresa adquireix un edifici que pagarà en 15 anys, només el pagament de l'any en curs és una responsabilitat actual. El saldo és una responsabilitat a llarg termini.
Documents i expedients d'ingressos
Els documents d'ingressos representen els guanys d'una empresa. Un altre termini per obtenir ingressos és ingressos. Si la font d'ingressos és de realitzar un servei o proporcionar un bé, s'inclou al llibre general. Aquesta font d'ingressos es considera ingressos d'explotació. Si la font d'ingressos no era l'activitat principal de l'empresa, com ara obtenir interessos en un compte bancari, es considera un ingrés no operatiu. Sigui quina sigui la font, els ingressos poden ser en efectiu o una meritació.
Documents i arxius de despeses
Les despeses són els costos de fer negocis. Les despeses es corresponen amb els ingressos d'una empresa. Si els costos s'associen amb l'empresa principal del negoci, és una despesa operativa. Si no està associat a l'activitat principal, és una despesa no operativa. Com en els ingressos, una despesa pot ser una despesa en efectiu o una meritació.
