Un pressupost d'explotació serveix com a full de ruta per a que les empreses estableixin els seus plans financers per al proper any. Inclou tant ingressos com despeses, generalment es presenta en un format d'estat de resultats i proporciona una forma valuosa perquè l'empresa documenti objectius i metes financeres per a les activitats que vol aconseguir per endavant.
Com a propietari d'un negoci, és possible que necessiteu un pressupost per guiar i donar suport a les decisions financeres de la vostra empresa. Existeixen diferents tipus de pressupost en funció del tipus de despesa que planifiqueu, i moltes empreses utilitzen versions com ara un pressupost divisional, un pressupost per un centre de cost, un pressupost ascendent o inferior, cada any per documentar els seus objectius per als propers 12 anys. mesos.
Què és un pressupost operatiu?
Un pressupost d'explotació és una declaració projectada dels propers ingressos operatius i despeses d'una empresa. No inclou costos per a compres de capital o inversions, com ara el cost per construir un magatzem. Els pressupostos d'explotació solen reunir-se mensualment o trimestralment i cobreixen un període d'un any.
Les despeses inclouen el cost de vendes (els costos directes per produir un producte) i les despeses d'explotació relacionades amb la venda i les activitats generals i administratives de l'empresa. Depenent del nivell de detall, un pressupost d'explotació també pot incloure la depreciació, l'amortització, la despesa d'interès i la despesa fiscal previst per al proper any.
Sovint, un pressupost d'explotació es munta amb despeses de forma lineal, de manera que quan es planeja el pressupost es pot refinar per un element. Per exemple, si una empresa sap que pagarà un consultor durant els tres primers mesos de l'any, ajuda a tenir aquest detall de línia de comanda en el pressupost perquè els costos puguin ser eliminats del pressupost per a la resta de curs. O, si l'empresa sap que la seva renda augmentarà al juny, també pot factoritzar-lo en el pressupost detallat de línia de comanda.
Les companyies més grans que tenen moltes divisions o altres entitats solen reunir pressupostos operatius separats per a cada unitat de negoci i, a continuació, consolidar-los en un pressupost mestre de nivell de resum de l'empresa en general.
Quins són els diferents tipus de pressupostos?
Les empreses utilitzen diferents tipus de pressupostos per diversos motius, i cadascun dels quatre principals tipus o mètodes funciona per a diverses situacions.
- Pressupostació incremental: Possiblement, el mètode de pressupost directe més utilitzat. Una simple presa dels números reals de l'empresa de l'any passat i els augmenta o disminueix per un percentatge específic. Per exemple, una empresa podria pressupostar un augment del 10 per cent dels ingressos de vendes del seu producte més venut i una disminució del 5 per cent en la despesa en un espai d'oficines no utilitzat. Aquest és un mètode comú a causa de la seva facilitat però tendeix a ignorar influències externes com la inflació. A més, els administradors podrien estimar el creixement de les despeses en un percentatge més elevat per donar l'aparença que sempre estan sota pressupost. Aquest mètode de pressupost pot desincentivar els administradors per fer esforços per reduir costos o augmentar l'eficiència.
- Pressupost basat en activitats: Un tipus de pressupost descendent amb objectius de sortida, com ara un objectiu de 150 milions de dòlars en ingressos. Els pressupostos de baix nivell inclouen directius d'alt nivell que formular un pressupost d'alt nivell en funció dels seus objectius. Aquest pressupost es dóna als administradors de departaments per determinar les activitats necessàries per assolir aquest objectiu i els costos de realitzar aquestes activitats.
- Pressupost de proposta de valor: Aquest tipus de pressupost requereix més reflexió i implica preguntar si cada element del pressupost crea valor per als clients, els empleats i els altres grups d'interès de la companyia.
- Pressupost basat en zero: Aquest tipus de pressupost suposa que cada departament comença amb pressupost zero, i cada despesa pressupostada ha de justificar-se abans que s'afegeixi. Tot i que aquest tipus de pressupostació requereix molt de temps, funciona per a les empreses que necessiten reestructurar les seves operacions econòmicament o, d'una altra manera, han d'exercir un control molt estricte sobre la despesa. Aquest tipus de pressupostos és més efectiu per als costos discrecionals, i no per als costos operatius bàsics que fan que el negoci funcioni.
Per què necessita un pressupost operatiu?
Les empreses han de poder mantenir-se en contacte amb l'estat financer actual de l'empresa per tenir èxit, així com projectar el que esperen en els propers mesos perquè puguin planificar els ingressos i les despeses de l'any vinent. Un pressupost operatiu és important perquè proporciona a la gestió una manera d'establir i comunicar els seus objectius i metes financers durant els propers 12 mesos, i es pot utilitzar per fer que els empleats i la direcció s'encarreguin d'aquests objectius. No és estrany que les empreses preparen un calendari que compara el pressupost amb els resultats financers reals cada mes, o com a mínim cada trimestre, per veure el rendiment real de la companyia amb el seguiment dels seus objectius pressupostats.
El pressupost operatiu i el procés de planificació també ofereixen una oportunitat perquè les empreses es preparen en cas de circumstàncies imprevistes. Per exemple, una empresa pot establir els seus objectius d'ingressos i despeses i planificar-los perquè tingui prou rendibilitat per posar diners en un fons esgarrifós. El fons es podria utilitzar en cas d'una crisi econòmica, la pèrdua d'un gran proveïdor, la pèrdua d'un client freqüent o qualsevol altre tipus de negoci que pugui afectar negativament el flux d'efectiu de la companyia.
Crear un pressupost efectiu és part de l'art i la ciència de part. Com a propietari d'un negoci, haureu d'esbrinar on configurar la barra en termes de crear un pressupost que reflecteixi el tipus de rendiment que el vostre equip és capaç de fer, tot considerant també el que la vostra empresa ha de fer per mantenir-se en línia o batre els seus competidors i companys i destacar al seu mercat. És important establir els objectius de pressupost a un nivell prou elevat que el mercat i els inversors perceben la seva empresa com a líder i un dels seus beneficiaris, però mantenen els objectius a un nivell realista prou que no creen una percepció negativa si perden els objectius.
Exemples de pressupost
Les empreses opten per muntar pressupostos de diferents maneres, depenent de la mida, l'estructura, el tipus de negoci i altres consideracions de la companyia. Per exemple, podeu decidir unificar un pressupost per departament, amb categories com el director general, les finances, les instal·lacions o les TI. Cadascuna d'aquestes seccions comptarà amb els mateixos components, com ara la nòmina, les despeses legals, la despesa d'equip i els costos d'oficina.
Algunes empreses preparen el seu pressupost per centre de costos. Un centre de costos és un departament, en lloc d'una divisió. En una empresa de fabricació, podria ser un departament de fabricació o un departament de manteniment. Aquests departaments són responsables de les despeses directes d'explotació i no tenen implicació ni control sobre la venda o la part generadora d'ingressos del negoci. Per aquest tipus de pressupost, és difícil calcular el benefici de cada centre de costos perquè requereix costos d'ingressos i despeses generals, com ara la contractació de lloguer, per assignar-los.
Un altre exemple de pressupost és el mètode de pressupostació de dalt a baix. Aquest procés per formular un pressupost implica objectius de fixació de gestió i objectius per a l'empresa a la part superior i, a continuació, empenyeu aquests objectius i objectius als administradors de la divisió de la companyia. Els objectius pressupostaris són dictats per la direcció i els departaments han de trobar una manera d'estructurar els seus pressupostos separats per satisfer els objectius i objectius fixats pels alts executius.
Aquest tipus de pressupostos té un inconvenient ja que la gestió mitjana i baixa de les divisions no es fa càrrec del pressupost perquè no ha estat creada per ells i se'ls ha imposat. Alguns consideren que la pressupostació de baix a dalt no és tan eficaç perquè la gestió sovint està desconnectada del detall del que succeeix en el camp i de les necessitats operatives diàries de l'empresa.
La pressupostació inferior és la inversa d'un pressupost descendent, i comença amb la gent fora del camp. Cada departament s'encarrega de formular el seu propi pressupost, i el personal que participa en les operacions diàries és normalment el més informat sobre totes les línies de comanda dels pressupostos departamentals. Per aquest motiu, els pressupostos de baix a baix solen ser més detallats i, en molts casos, més precisos que els pressupostos de baix a baix. El pressupost encara es basa en objectius, però, fins i tot amb els detalls addicionals, podria ser completament diferent dels resultats reals de la companyia.
Pressupost de reptes: Sandbag o Stretch?
El pressupost no és tan senzill com afegir una taxa de creixement o una reducció als ingressos i despeses i, a continuació, fer una còpia de cada 12 mesos per al proper any. Sobretot quan el pressupost està construït per persones que viuen al camp, pot sorgir un dilema. Potser l'equip ha de fer un pressupost que inclogui objectius d'estirament molt optimistes, però pot ser difícil d'assolir. O, potser, l'equip hauria d'armar un pressupost que estigui inclinat a la sorra, el que significa que els objectius són més fàcils d'assolir.
Aquest és un assumpte especialment difícil quan els empleats saben que els seus bons estan lligats al seu rendiment contra el pressupost, i pot provar l'ètica de la gestió, especialment si un pressupost de base de sorra fa que la companyia sigui pitjor que els seus companys o competidors, tot a nom de els empleats asseguren les seves bonificacions.
Cada enfocament té els seus problemes potencials. Tot i que hi ha alguna cosa per dir que no és prometre i fer més que lliurar, d'altra banda, establir objectius d'estirament pot empènyer a persones i equips fora de les seves zones de confort per aconseguir resultats positius inesperats o inobtenibles.
Si els objectius del pressupost són massa escandalosos, els empleats començaran a ignorar la mentalitat del pressupost o del lideratge de la pregunta, i és capaç d'avaluar amb precisió les capacitats del personal. A més, si el pressupost d'ingressos s'estableix en un nivell que no es pot assolir, i les despeses d'explotació, com ara la contractació i els salaris per personal addicional, es corresponen amb les vendes inflades, la companyia podria acabar gastant massa diners en recursos infrautilitzats.
Pressupostos i pressupostos de capital
El pressupost de capital d'una empresa pot interactuar amb el pressupost d'explotació, però és un banc completament separat. El pressupost de capital detalla els plans i els ingressos i despeses associats per a projectes grans o cars, com comprar nous equips de producció, construir un nou magatzem o invertir, i llançar un nou producte. El pressupost de capital es fa sovint també per projecte i pot ser modelat econòmicament com un valor actual net o un càlcul del NPV, o un càlcul d'índex intern de rendiment o IRR.
Ambdós mètodes s'utilitzen habitualment i ofereixen una manera d'avaluar la viabilitat d'un projecte, estimar la quantitat de fluxos d'efectiu que el producte podria generar, determinar la taxa de rendibilitat de la inversió i prendre una decisió sobre si o no per portar el projecte. Una empresa pot realitzar dos o tres escenaris diferents d'un càlcul NPV o IRR amb diversos supòsits per determinar quins podrien generar més beneficis per a l'empresa.
Moltes empreses també van establir un pronòstic juntament amb el seu pressupost operatiu. Tot i que pot semblar duplicat, el pressupost representa el que vol assolir l'empresa, com ara un percentatge d'increment en les vendes de l'any, una certa disminució de les despeses o un cert nombre de personal addicional contractat.
La previsió, d'altra banda, representa una idea més propera a la realitat financera. L'empresa crea un pronòstic a principis d'any i pot semblar molt similar al pressupost al gener. Tanmateix, a mesura que els resultats reals es publiquin, l'empresa actualitzarà el pronòstic segons el que està passant realment, que pot o no semblar-se al pressupost. El pronòstic ofereix a la gestió una eina que ajudi a la planificació a curt termini i redirigeix els esforços si l'empresa sembla que pot no complir amb els seus objectius pressupostaris, ja sigui per ingressos o despeses.
