Les cartes de confirmació del rebut confirmen la distribució dels articles sol·licitats, com ara un enviament de mercaderies o una proposta de contracte. La carta clarament detecta el que s'ha rebut i quan. També s'assenyala si cal fer algun seguiment. Les lletres solen ser només uns quants paràgrafs i solen enviar-se dins d'un dia laborable després de rebre els articles sol·licitats. La majoria de les cartes de confirmació de recepció s'envien per correu postal habitual, però el fax, el correu electrònic i el correu certificat també són opcions. La Universitat Estatal de Colorado assenyala que les cartes de reconeixement són una cortesia professional que ajuda a fomentar les relacions comercials.
Reviseu els elements que voleu rebre. Confirmeu que el lliurament coincideixi amb les vostres expectatives.
Adreça la carta a la persona que espera el reconeixement de la recepció. El nom i el títol complet de la persona, juntament amb l'adreça, haurien d'aparèixer a la carta i al sobre.
Escriure la lletra. En el primer paràgraf, confirma la recepció dels articles per donar les gràcies al transportista per lliurar els elements o informació sol·licitats. A continuació, indiqueu cada element rebut juntament amb la data.
Informeu al destinatari del segon paràgraf que us plau el lliurament, si és el cas, i que el lliurament coincideix amb les vostres expectatives.
Finalitzeu la lletra amb un tancament gratuït com ara "Gràcies" o "Sincerament" i el vostre nom imprès. Registre i enviament de la carta.
