"Les regles d'ordre de Robert", un llibre de regles del procediment parlamentari, pot ajudar a les organitzacions a realitzar reunions més eficients. Les reunions estan presidides per un president, que és l'encarregat de dirigir la reunió aplicant les regles del llibre i indicant qui pot parlar en moments concrets. El seu primer deure com a president és nomenar un secretari, que crearà un registre escrit del que passa durant la reunió. Després de la selecció del secretari, comença la reunió.
Comenceu la reunió dient: "La reunió es farà per ordre". És possible que el grup vulgui compartir una cerimònia d'obertura, com ara una invocació o recitació del Compromís de lleialtat.
Convideu a la secretària que llegeixi les actes d'una reunió anterior, si n'hi hagués, o que pregunteu si hi ha correccions als minuts si es compartien amb els membres amb antelació. Si no hi ha correccions, aprovi els minuts per fer-los part del registre oficial dels fets de la reunió.
Demana als membres que informin sobre rols o activitats específics, com ara l'informe del tresorer. Si es fan recomanacions, pot haver-hi un procediment parlamentari addicional, debatre o votar, per exemple. En cas contrari, la reunió es dirigeix cap endavant per tractar altres informes.
Indiqueu el negoci sense acabar només si es va acabar una reunió anterior quan encara hi havia elements a discutir. Porteu-les a l'ordre en què estaven programades originalment.
Pregunti al grup si hi ha negoci nou per discutir.Qualsevol assistent pot "reclamar el pis" per discutir nous negocis.
Acaba la reunió dient: "Com que no hi ha cap altre negoci, la reunió s'apaga".
Consells
-
Es demana una còpia del llibre de regles complet i la guia concisa d'una biblioteca o compra còpies per a la vostra organització perquè pugueu buscar ràpidament la informació sobre la realització de reunions sense problemes.
