Moltes empreses restringeixen l'accés a determinats edificis o parts d'edificis que els empleats necessiten per entrar a realitzar els seus llocs de treball. El negoci pot emetre una clau per a un empleat, que li permet accedir a la zona restringida. Abans d'emetre la clau, l'empresa pot requerir que l'empleat signi un acord amb el titular de clau, que inclou normes sobre l'ús adequat de la clau i les sancions per un ús indegut.
Responsabilitat
Un contracte de titulars clau pot establir la responsabilitat pels mobles i equips danyats a la zona restringida. Això pot incloure actes intencionals, com ara l'empleat que utilitza la clau per obrir una porta perquè una persona no autoritzada pugui entrar a l'edifici i els actes involuntaris, com deixar descuidat la porta quan l'empleat abandoni l'edifici.
Duplicació
Un contracte clau pot prohibir la duplicació de la clau per part de l'empleat. Algunes claus inclouen les seves pròpies restriccions d'accés, com ara les tecles electròniques, però una clau metàl·lica que no inclou altres funcions de seguretat és relativament senzilla i barata de duplicar-se. Segons la Universitat de Denver, un empresari pot decidir perseguir acusacions criminals contra un empleat que dupliqui una clau sense permís.
Reemplaçament
Si l'empleat perd la clau, l'acord clau pot especificar què ha de fer l'empleat per obtenir una nova clau. L'acord pot afirmar que l'empleat ha d'informar una clau perduda dins d'un determinat període de temps, com ara un dia. L'empresari pot cobrar una multa, com ara $ 20, abans de donar a l'empleat una nova clau. L'empresari encara pot cobrar aquesta multa encara que la pèrdua no sigui la falla de l'empleat perquè algú va robar la clau. Si l'edifici està sota restriccions de seguretat més fortes, l'empresari també pot necessitar canviar els panys de l'edifici, de manera que l'empleat també hauria de pagar el reemplaçament de bloqueig, que pot ser molt més costós.
Retorn
L'acord keyholder inclou termes que requereixen que l'empleat retorni la clau si l'empresari ho demana perquè l'empresari posseeixi la clau. Si l'empresa decideix rescindir l'empleat o assignar-lo a treballar en un edifici diferent, l'empleat ha de retornar la clau a la persona o al departament que especifiqui l'acord clau. Si l'empleat publica un dipòsit clau quan l'empresa li dóna la clau, l'empleat rep aquest dipòsit quan torna la clau. Si el titular de la clau no retorna la clau dins del període de temps que especifica l'acord, l'acord pot indicar que el titular del claus ha de pagar la tarifa de reemplaçament de la clau i els costos de reemplaçament de bloqueig també.
