Totes les empreses han de passar per procediments comptables al final del mes per equilibrar els llibres. En general, un comptable controla la comptabilitat del dia a dia, però un comptador sol gestionar els procediments comptables de final de mes. Tanmateix, un comptable pot gestionar els procediments comptables de final de mes amb un programari com QuickBooks. Assigneu un temps per això cada mes, com a tancament de negocis en l'últim dia de negocis del mes. El que fa el treball hauria d'estar treballant a la nit.
Transaccions
Tots els dies publiqueu transaccions al llibre general i, a continuació, consulteu-les periòdicament. Setmanalment és la millor manera de verificar aquestes transaccions ja que no voleu controlar massa transaccions alhora. Verifiqueu cada transacció contra el rebut original per obtenir errors. Les declaracions bancàries són útils i també són declaracions del compte de càrrec. Si trobeu un error, feu una entrada al diari a la dreta de l'entrada anterior. No canvieu mai una entrada original. A més, feu ajustar les entrades, com ara la despesa d'amortització, en aquest moment. Els càrrecs per comptes a cobrar també es fan en aquest moment.
Els procediments comptables de final de mes inclouen tancar tots els comptes d'aquest període de comptabilitat i obrir nous comptes al vostre llibre general. Per exemple, cal tenir en compte l'efectiu, tant en efectiu a mà com en els comptes bancaris que té la companyia. El saldo ingressarà al compte de caixa per començar el proper mes. Gestioneu cada compte d'aquesta manera. Els saldos també s'inclouen en el balanç de prova i el balanç.
Inventari
Tot i que només podeu fer un recompte físic d'inventari trimestral, heu de fer un ajust de inventari mensualment. Ajustar comptes mensuals mitjançant l'ús de rebuts; comproveu les vendes contra comandes i ajusteu els comptes mensuals. En altres paraules, si heu ordenat 5.000 peces d'inventari, es venen 3.000 i es donen mostres de 500, el vostre inventari tindria un total de 1.500 peces. Introduïu tota aquesta informació als llibres per tenir un compte de cost de les mercaderies venudes durant el mes i una cancel·lació de les mostres. Classifiqueu les mostres com a despesa publicitària.
Estats financers
El balanç de prova, el balanç i les declaracions de capital dels titulars s'han de preparar mensualment. Aquests estats financers us ajuden a comprendre la salut del vostre negoci. Fer comptes anuals mensuals us ofereix l'oportunitat d'ajustar la manera d'executar el vostre negoci, de manera que no acabeu massa en vermell. A més, si teniu propietaris d'existències, els proporciona una imatge del vostre negoci cada mes.
