Fins i tot en aquest dia de la tecnologia de comunicació instantània, les lletres comercials formals encara estan escrites habitualment. Hi ha diversos motius pels quals una persona o un negoci pot escollir escriure una carta en lloc d'enviar un correu electrònic o fax. Quan envieu una carta comercial, les tres parts principals: inici, mig i final, s'han d'escriure correctament.
Començament
L'inici de la carta conté informació que no està relacionada directament amb el missatge de la carta. La data apareix a la part superior. Les adreces del remitent i del destinatari s'escriuen a continuació; Tanmateix, si l'adreça del remitent apareix a la capçalera o al peu de pàgina de la lletra, no cal escriure. A continuació, la línia de referència, vista com "RE:", que és la part de la secció inicial de la lletra que es relaciona amb el missatge de la lletra. Es resumeix el missatge d'una a vuit paraules. Després d'això, ha d'haver una salutació o salutació a qui es dirigeixi la carta. Normalment es troba en el format de "Benvolgut Senyor" o "A qui es pot preocupar:" amb un còlon després de la salutació; Les lletres personals utilitzen una coma després de la salutació, però les lletres comercials sempre usen un còlon.
Mig
El mitjà de la lletra és més conegut com el cos de la lletra. Conté el missatge bàsic. La primera oració hauria d'introduir el tema a tractar. Els detalls i punts de consideració vindran a continuació. Finalment, hi ha una conclusió. El cos de la lletra ha de ser al punt i conciso. Els articles personals o els problemes entre el remitent i el destinatari no s'han d'incloure com a part de la carta comercial.
Final
Hi ha alguns elements bàsics d'una carta que constitueix el seu final. Una acollida de salutació, com "Sincerament" o "Salutacions cordials", és apropiada. A continuació, imprimiu el nom del remitent. Incloeu el títol del remitent en la mateixa línia que el nom o directament a sota. Deixeu uns dos centímetres d'espai entre la salutació final i el nom del remitent; aquest espai és per a la signatura del remitent. Si el remitent té un tipus d'algú i prepara la carta, aquesta persona es pot reconèixer sota el nom i el títol del remitent. Hi ha diverses maneres de fer-ho. La manera més habitual és escriure les inicials del remitent amb lletres majúscules, escriviu una barra (/) i escriviu les inicials del preparador (p. Ex., ABC / def). Cal assenyalar tancaments al final de la carta. Escriviu la paraula "recinte (3)" amb el número 3 de cercles inclosos al correu.
Enviar la carta
La carta està ben plegada per adaptar-se perfectament a un sobre de mida comercial. Les carcasses no s'apliquen a la lletra. Les lletres empresarials tenen el nom del destinatari escrit al sobre més que escrit a mà. Moltes empreses han preimprimit sobres dissenyats amb un logotip i una adreça d'empresa. Aquests són els aspectes més professionals. Les empreses més petites poden utilitzar etiquetes d'adreces predefinides adhesives. Són acceptables, tal com s'anomenen adreces de retorn. L'escriptura manuscrita no es considera professional i s'ha d'evitar.
